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オンライン申請に必要な電子署名について理解しよう

ポイント
  1. オンライン申請で何ができるのか
  2. フローを解説
  3. オンライン申請のメリット

目次 [非表示]

インターネットが発達するにつれて、公的な文書や手続きも民間と比較するとスピードは比較にならないほどに遅いものですが、徐々にオンライン化されていきつつあります。

公的機関の場合にはオンライン申請などに躊躇をするのは情報の漏洩であったり、情報の齟齬があった場合に大変なことになるということがあるでしょうから、遅くなるのは理解できるとは思います。

ここではオンライン申請とはどのようなもの?からオンライン申請の手順や必要なものについて解説していきます。

ーこちらも合わせてお読みくださいー
会社の商号って何の事?決定する時に注意すべきルールとは?

オンライン申請とはどのようなもの?

この仕組は登記や供託と言った行為をオンラインで申請できるように設けられたものです。オンラインとなっているのでインターネットを活用する他にLGWANや政府共通ネットワークの利用も可能となっています。これによって何かと面倒だった登記や供託を手軽に行うことができるので、利便性の向上が期待できるでしょう。現在の日本ではインターネットやコンピューターの活用は政府でも推進している分野となっています。この一環として登記や供託と言ったカテゴリーでも、電子的な手段を設けようと考えたようです。

オンライン申請で一体なにができるの?

それでは、具体的にどのような事ができるかについて述べていきますが、これについてはかなり幅広くなっており、不動産登記はもちろんですが商業登記なども可能となりました。生活の面でもそうですが、会社の経営やビジネスの場面でも役立つと想定することができそうです。ビジネスでは法人の場合は譲渡担保の為に登記をするケースは多いと考えられますが、そのような時にも有益でしょう。

まず不動産登記では表題部登記や権利登記も可能となっています。表題部登記は不動産の基本情報を記す部分で、その物件の面積や住所などの基礎データを個々に保存するのが決まりです。他方の権利登記の箇所には所有権の移転や抵当権の有無などが表記されます。不動産を個人用途で売買した場合だけではなく、投資対象として取り扱う際にも有益と考えられそうです。

商業登記は基本的には個人用途と会社用途で大別されます。会社の設立では定款の作成と共に欠かせなくなっている各種の登記ですが、これをオンライン申請で行うことが可能となりました。会社関係では他に役員の変更や支店の設置などでも、この方法で行えるようになっています。個人用途では称号登記の他に成年後見人や支配人登記などが可能です。

供託の方は債権譲渡があったりして、誰にお金を返済したら良いかわからなくなった時などに役立ちます。他に保障代わりの担保などにも利用されることが多いです。

またオンライン申請では登記や供託を申し込むだけではなく、管轄機関が保存している情報の開示を請求する時にも役立ちます。例えば登記事項証明書を請求することができますが、これは何かと便利です。中古物件の購入を考えているような場合では登記事項証明書をチェックすることもありますし、何か他の手続きを進めるために、この書類が必要になるケースもあります。

このようにオンライン申請は多彩な場面で利便性があるので、このようなやり方があるのは覚えておいて損はありません。

電子署名の手順を理解しよう

オンライン申請に電子署名は欠かせない

オンライン申請には電子署名が欠かせないケースが多く、このやり方については押さえておきましょう。これは電子書類のセキュリティーを確保するために重要なもので、多くの公式文書やビジネス書類で活用されています。使用方法は至って簡単で、今すぐにでも自身の電子署名を手に入れることも可能です。この電子署名に使うのが電子証明書と呼ばれるものですので、先に電子証明書の取得から始めていきましょう。

電子署名作成の流れを把握しよう

オンライン申請に電子署名を付与するには、まずは登記ねっと・供託ねっとの「利用可能な電子証明書」と言うページを開いて、各文書に適用のある電子証明書を確認することがファーストステップとなります。すべての申請手続きに電子署名が必要なわけではありませんから、不要な場合はそもそも用意することはありません。

当該ページでしっかりと確認してから、電子証明書の取得を始めていきます。この証明書を発行している機関は「公的個人認証サービス」などがありますので、これらのサービスを活用していきましょう。

この手続は申請文書に証明書を付与する形で、改ざんがされていないかとか成りすましにあっていないことを確認するために必要になります。取得するには市区町村の窓口や法務局で手続きを進めていきます。この時には実際に足を運ぶ必要がありますのでひと手間となりますが、ここで作成しておくと後々便利ですので最初は面倒だとは思いますが絶対に作成しておくようにしましょう。電子証明書を発行してもらう際には手数料や印鑑などが必要になってくるので、この辺りは気をつけておきましょう。発行の際にはICカードを作ることができるので、これを入手しておくのがおすすめです。

電子証明書の発行が終わったら、次にいよいよ電子署名を作成していきます。電子署名は電子証明書を使うことで、更に保護力が高まるのが特徴です。PDF編集ソフトなどには予め署名作成機能が搭載されているのですが、これだけでは公的な認証に使うのは充分とは言えない場面も多いでしょう。このために公的機関で取得した証明を組み込むことで、セキュリティー性を向上させていることになります。どのように電子的に署名を作成するかは、不動産ねっと・供託ねっとの方に操作ガイドが公開されているので、これを確認しながら手続きを進めて行くのがおすすめです。

公開されている操作ガイドによると、SignedPDFの署名機能限定版を活用していくとされています。これは不動産ねっと・供託ねっとのホームページからダウンロードできるので、インストールして利用していきましょう。

SignedPDFの使いかたの解説

SignedPDFを使うにはまずはAdobe社のAcrobatなどが必要となります。すでに持っている場合には良いのですが、まだインストールしていない場合には入手しておくことが重要です。Acrobatの次にSignedPDFをインストールすると、これで電子署名の作成が可能になります。ここではAcrobatのDC2017を例にみていきましょう。

次にシステムを最適化するために環境設定が必要になります。Acrobatの環境設定を開いて、「一般」をクリックしてから「署名」メニューを開き、「作成と表示方法」から「詳細ボタン」をクリックしてください。するとメニュー画面が切り替わって「デフォルトの署名方法」と言うセレクターが表示されるので、ここでSignedPDFを選択してます。これで初期セットアップは完了となります。

今度ももう一度おなじく「環境設定」のメニューを開きますが、先程と違い「一般」の他にSignedPDFと言う項目が追加されているはずです。ここでは後者の方を選んでセットアップしていきましょう。この場面ではどのような証明書を使うかを選択できますので、「公的個人認証IC カード」を使いように設定しておきます。これは先立って入手しておいた電子署名のICカードを活用するように設定する手続きです。この画面では他にパスワードを設定したり、ログの取得をするかどうかを選べます。他にも色々な設定が操作ガイドに表示されているので、参考にしてみてください。

実際に署名を行うにはAcrobatの画面から「証明書」と言うアイコンがあるので、これをクリックします。すると「電子署名」と言うボタンが表示されるので、これを押してみてください。すると「署名者情報入力画面」が現れるので、ここで氏名やパスワードを入力していきます。「OK」ボタンを押すと署名が付与されているはずなので、確認しましょう。

上記が署名を行うまでの簡単な概要となります。具体的には操作ガイドの方に注意点やポイントなどが付記されているので、そちらを確認してください。

電子的な署名は現実の判子と署名に代替するものです。暗号化や復元鍵と言ったITテクノロジーを駆使していますので、そのセキュリティー性能については世界的に認められつつあります。オンライン申請でも必要な場合がありますし、他に確定申告などでも使う機会があるようなので、今度も使う可能性はあるはずです。

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