外国人を雇用する時の必要書類と手続きを理解して安心して働ける環境を提供しよう

日本人を雇用する際にも雇用手続きは必要ですが、外国人を雇用する際には日本と文化が異なりますので日本人を雇用する場合以上に必要な書類をそろえる必要があることもあります。

ここでは外国人を雇用する際に忘れてはいけない書類について見ていくことにしましょう。

外国人を雇用した場合でも雇用契約書はしっかりと結ぼう

契約書の必要性は日本人でも外国人でも変わらない

外国人を雇用する際には契約書を用意することが必要で、この点は日本人の従業員を雇い入れる場合と変わりがありません。しかし重要なのは雇用契約書はそのまま日本人用のものを使うのは問題がある言う点です。外国人を雇用した際の契約書は入国管理局に提出することが必要となっていることもありますので、しっかりとしたものを用意することが重要と言えるでしょう。

日本人と外国人では契約に対する考え方が異なると、一般的に言われることが多いです。日本では文化的な側面から契約に関しての関心は低いと考えられています。就労の際の雇用契約書を隅々まで網羅してから働き始める日本人と言うのは多くは無いかもしれません。この点で外国人労働者は異なるものと考えたほうが良いでしょう。もちろん外国と言っても色々な国があるので、必ずしも全員が同じような考え方を持っているわけでは無いです。しかし外国人としては日本と言う異国の地で働き始めるわけですから、できるだけ慎重に契約内容を吟味したいと考えるのが通常でしょう。慣れない異国の文化や風習に対して、不安も当然にあると考えられます。このために外国人を雇用する際の契約書は、相手にしっかりと伝わる言語で内容もきちんとしたものを考えていくことが望ましいと考えられるはずです。

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外国人を雇用する際の文書は内容をより明確に

外国からの従業員に対して、説明不足であったり伝わりにくい内容で契約してしまうと、途中で問題が生じるリスクが考えられます。その一つが契約内容の錯誤と言えるでしょう。契約に錯誤が生じた時には、民法上では保護する規定が設けられているので、契約は無効となってしまいます。これではせっかく雇い入れても、契約が台無しになってしまうので目も当てられません。錯誤が生じないようにきちんとした書式、文章で相手とやり取りすることが大切です。

錯誤が生じた場合は基本的に契約は無効になりますが、この場合は当然に取引がなかったことになるわけではなく、相手方が主張する必要があります。通常の無効は最初から一切、契約効果を発揮しませんので錯誤による無効は少し特殊な形態と言えるでしょう。

また錯誤については相手方の重過失が無いことが要求されています。過失と言うのは本来必要とされる注意義務を怠ったことを指す言葉です。重過失は更に要件が緩和されており、少しでも気をつけていれば容易に気がついたはずなのに、これを怠ったことを指します。つまり雇用に際しての内容に関し、相手方に過失があって勘違いしていた場合には錯誤は成立するわけです。相手が少しでも気をつけてれば発見できたような行き違いであれば、重過失として錯誤無効は生じません。よって錯誤無効を防ぐためには、それだけキチンとした内容の文章を用意することが大切と考えられます。

もしも相手方に錯誤を主張されてしまうと、採用までに費やした費用は水の泡です。このために契約書を考える時には、日本人向けのものを簡単に翻訳しただけでは不十分と言えるでしょう。ポイントを押さえながら伝わりやすい文章を考えていくことが必要です。

このために日本語が読める相手だとしても、できるだけ平易な言葉で書類を作り直したほうが好ましいでしょう。また英語が読める場合であっても、シンプルな単語を使うようにして受け取り方に過誤が生まれないようにした方が安心です。もちろん母国語で対応できるのならば、その方が相手にとっては安心感は大きいと言えます。

加えて契約書に対して色々な工夫を行うことも大切です。上述の通り契約に関する書類は入国管理局に届け出ないとなりませんが、万が一の時には外国人の滞在が不許可となるケースも想定されます。このような場合に備えて、不許可処分が下った時には契約は効力を生じないとするような文言を追加しておくのも選択肢です。このように幾つかポイントがあるので、この辺りは専門家に相談しつつ、安心な方法を考えていくのがおすすめできます。