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発注とは?ビジネスにおける発注についての注意点や知識を解説!

ポイント
  1. 発注って何?契約と同じなの?
  2. 発注ミスによる損失の具体例
  3. 発注に関する法律について

目次 [非表示]

皆さんは、日々仕事をする上で、発注をすることがあるでしょうか?

勿論、業種にもよるでしょうし、それ以外にも、発注をしなければならない部署や、その担当というものがあると思います。

また、発注と一言でいっても、様々な発注があり、その方法も様々ですし、発注する物や業種別で違いがありますから、発注を一言で説明することは非常に難しいと考えます。

今回は、そんな発注に関して、あらゆる視点において、見ていきたいと思います!

発注するとはどういう意味なのか?

発注は、普段発注を仕事などで行わない方であっても、どういうものか?については安易に想像がつくと思いますが、念のために発注とは何なのか?について、少し触れておきたいと思います。

発注は、品物などの物を発注する場合や、仕事の依頼自体を発注する場合などに「発注する」という言葉が使われます

ちなみに、受注は、発注とは逆の意味で、品物や仕事の依頼について、注文を受ける意味となりますので、間違いがないようにしておきましょう。

ちなみに、注文については、注文を出す場合と、上記のように注文を受ける場合、両方に用いられます。

発注などに関する書面や契約についてはどうなの?

発注や、注文をする場合において、書面で交わされるケースはよくあることです。

一般的には、「発注書」や「注文書」などが使用されますが、その中の多くは、「発注書」と使われることの方が多い印象を受けます。

また、発注を受けた側については、「受注書」や、注文を受けた側は「注文請書」という名称が付けられます。

更に、これらの発注書、注文書。受注書、注文請書という書面について、契約書になるのかどうか?という点が少し疑問として湧いてきます。

答えから申し上げると、これは立派な契約書の一種とされております。

ただし、概念としては、一方的に送られるものではなく、あくまでもお互いに交わされる発注書や受注書などのやり取りとして、契約書と認識されるようになります。

つまり、法律的に解説をするのであれば、発注書や、注文書を送っただけでは、原則的には契約として成立することはなく、あくまでも、申し込みや、証拠といった位置づけとなるわけです。

ですから、発注書や注文書を送付したことにより、相手側がその契約について承諾をしたというものが受注書や注文請書になりますので、ここまで交わされれば、完全なる契約として認識されますし、契約が成立したということになるのです。

書面によって、法的にも違いがある

実は、注文書や発注書、そして注文請書と受注書は、契約をする当事者同士、それぞれの意思を表示する為の書面ですし、この点においては契約書と同じ分類となるため、法的な効果が発生してきます。

しかしながら、少し違う点として上げられるのが、注文書や発注書と、注文請書や受注書については、それぞれ一方の意思を表示する時に使われますから、通常の契約書とは、少し、法律的な違いが出てくるのです

通常の契約書ですと、注文書や注文請書のように、一方の意思を表示する場合ではなく、契約をする双方の当事者によって、相互の意思表示が行われる場合に用いられる書面となります。

ですから、注文をしたり、その注文を受けた場合に交わされる書面と、実際の契約書には、法律的な効果からして、少しだけ違うがあるという認識をしておく必要があります。

発注を間違えるリスクとは?

では次に、発注に関する具体的な内容に入っていきたいと思います。

もし、仕事などで発注を間違えたり、ミスをおかしてしまった場合には、どのようなリスクが発生すると考えられるのかを見ていくことにしましょう。

賞味期限や消費期限があるものはリスクが高い?

例えば、スーパーマーケットやコンビニエンスストアなどでは、日々様々な食材や、食料品などが販売されておりますが、これらの商品、ほとんどに、賞味期限や消費期限が付いていますよね。

セールをする日を除外したとして、日々の売れ行きが例えば100個くらい売れる商品があったと仮定してみましょう。

それをもしも間違えて0を1つ多く足してしまい、1000個を発注したとします。

すると、どういうことが起きるのでしょうか?

大体100個売れるということは、100個前後なわけですから、残りの900個は、通常の売れ行きから考えれば在庫として売れ残る計算となります。

また、食料品などの、人の口などに入る商品については、買う側となるお客様も、なるべく保存期間が長いものが欲しいと思うものです

ですから、スーパーマーケットなどでは、閉店時間が近づいた段階で、タイムセールなどを実施し、なるべく多くの商品が在庫や、廃棄処分にしないよう、少しでも売上に繋げる為の努力をしています。

それに対し、賞味期限などが付いた商品の発注を間違えて予定していた数字より、900個も多く発注するとなると、在庫や、処分対象になるだけではなく、それをなるべく早く売りさばかなければならない状況下に陥りますから、本来であれば1つ100円の利益があったものが、半額にしなければ売れない事態を招いてしまったり、場合によってはもっと値下げしなければならない可能性も出てきます

更に、もっと問題なのが、鮮魚など、生ものや、野菜などについても、保存食ではない為、比較的に消費期限や賞味期限が短いものとなれば、もっとリスクとしては高まってしまいます

もしも、対応した結果、売りさばくことができなかった場合、会社としては、その分が損益となりますから、非常にリスクだといえますよね

このように、発注時の数字については、二重で確認作業を行っておく方が無難だといえるのではないでしょうか?

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