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【第2回目】 会計事務所の皆さん!!バックオフィス業務のクラウド化やっていますか?

目次 [非表示]

1.ビジネスを加速させる”クラウド会議室”

こんにちは、会計事務所の方や中小企業を中心にクラウド化支援サービスを提供しているINCREFの髙島です。 前回の記事では所内のバックオフィス業務をクラウド化していく必要性に触れさせて頂きましたが、今回からは実際に所内で利用していくべきクラウドサービスについて紹介していきたいと思います。   今回紹介するクラウドサービスは” ChatWork(チャットワーク)”です。 聞いたことある方、もしかしたら実際に利用している方も多いんじゃないでしょうか?それほど今、代表的なクラウドサービスの一つとなっています。チャットワークをどんなクラウドサービスかと一言で言えば、”クラウド上にチャット形式の会議室持つことが出来る”サービスです。活用できれば爆発的にビジネスを加速させることができる極めて優良なサービスなのです。


   

2.ChatWork(チャットワーク)のメリット

みなさん、普段「電話」、「メール」、「会議(打ち合わせ)」、「移動」ってビジネスのどのくらいの時間を利用していますか?チャットワーク社の取った統計では実に”73%”の時間を「電話」、「メール」、「会議(打ち合わせ)」、「移動」に費やしているそうです。もちろん業種や職種によって割合は変わると思いますが、どちらにしても大きな割合を占めているのは間違いありません。裏を返せばその他の”主要な業務をやる時間は27%”しか残っていないことになります。これではビジネスのスピードは上がらないですよね。そこでチャットワークの活用です。   チャットワークはメール・電話・会議に代わるコミュニケーションをクラウド上で実現させてくれます。いろんな機能があり、私も使用していますがメリットとして特に下記の機能を挙げたいと思います。  

私が考えるチャットワークの8つのメリット

①チャット形式なのでメールや電話に比べて素早く気軽にコミュニケーションがとれる。   ②スマホアプリでも使えるのでいつでもどこでも利用できる。   ③優秀な検索機能で以前の会話も簡単にアクセスでき、文字で残るので後で言った言わなかったがない。   ④自身や相手のタスク管理が出来るため進捗状況がわかりやすい   ⑤どんな形式データでも相手に送れる。しかも5GBまでという大容量のデータを送れる。   ⑥LIVEチャットとビデオ会議機能があり最大14人まで同時に参加が可能。   ⑦画面共有機能があり、自身のPC画面や相手のPC画面を一緒に見ながら打ち合わせができる。   ⑧グループ機能で社内だけでなく社外の人間も含めた会議や打ち合わせが可能     といった沢山のメリットがチャットワークにはあります。有効活用ができれば、所内の報連相、社内の業務管理、社内外の人間を含めたプロジェクトの推進管理、顧客との打ち合わせやフォローを全てチャットワークだけで解決できるようになります。    

3.Facebook、LINE、Skypeとは別物

よく比較されがちなのがFacebook、LINE、SkypeなのですがFacebookは友達から流れてくる投稿に気を取られ、業務に集中できず効率的ではありませんし、LINEは気軽にやり取りができるため、業務時間外にも仕事のメッセージが届き、既読機能によって急いで返信しなければならないというプレッシャーが生じます。   また、Skypeは相手がオフラインだとメッセージが送れない、複数のパソコンで使うとメッセージがバラバラになるなど、ビジネスシーンでの利用には不十分です。そして、上記3点に共通なのはあくまで個人アカウントを利用しているため、プライベートとビジネスの区別が難しい点社として管理ができず情報漏洩などの危険が常にリスクとしてある点などビジネスとして活用するには問題が多いです。   上記3点を社内外のコミュニケーション、情報共有、会議、打ち合わせ、ファイル共有などに利用されているのであれば即刻中止し、チャットワークに乗り換えることをお勧めします。まずは使ってみないと、そしてしばらく使って慣れないと活用は出来ないですが1、2ヶ月も利用すれば間違いなく、みなさんのビジネスはこれまでよりも確実にスピーディーにかつ効率良くなるはずです。     今回はチャットワークの概要や基本的な話でしたが、次回はチャットワークの会計事務所での具体的な活用法を書きたいと思います。ご購読ありがとうございました。  

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