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【第3回目】 会計事務所の皆さん!!バックオフィス業務のクラウド化やっていますか?

目次 [非表示]

1.クラウド会議室”ChatWork(チャットワーク)”

こんにちは、会計事務所の方や中小企業を中心にクラウド化支援サービスを提供しているINCREFの髙島です。 前回の記事でビジネスを加速させてくれるクラウド会議室 ” ChatWork(チャットワーク)”についてご紹介しましたが、今回は具体的な活用方法について触れていきたいと思います。本記事でチャットワークを利用することで所内の作業コストを下げ、顧客の満足度を上げ、ビジネスを加速させていく方法を学んで頂ければと思います。

2.ChatWork(チャットワーク)を所内で活用

チャットワークの利用はまず所内の報連相から活用していきましょう。例えば、顧客から電話がかかってきた際に担当のスタッフが外出し不在だった場合、多いのは電話を受け付けたスタッフが担当スタッフへメールを打つことかと思います。所内とはいえメールでの連絡の際ってけっこう気を使いませんか? 【メールの場合】 『〇〇課長 お疲れ様です。 先ほど、〇〇社の〇〇様からお電話がありました。 課長から直接ご連絡して欲しいそうです。下記に連絡先を記載いたします。 ご連絡先〇〇〇―〇〇〇―〇〇〇 以上です。 お忙しい中恐れ入りますがご対応よろしくお願いいたします。 〇〇※メールしたスタッフの名前』   多くは上記のような文章になるかと思います。ただ、電話がかかってきたことを伝えるだけでこんなに長い形式的な文章を打たないといけないのって非常に非効率的じゃないですか?また、メールを打っている間に他の電話がかかってきたら中断、、、上司から急に仕事を頼まれたら中断・・・とメールを打つことにかける時間が長いだけに色んな不確定要素の影響を受けやすいリスクも多く、結果連絡が遅くなることも考えられます。 ではチャットワークだとどうなるのか?


【チャットワークの場合】 『TO:〇〇課長 お疲れ様です。先ほど〇〇社の〇〇様からお電話がありました。〇〇課長から折り返しが欲しいそうです。ご連絡先:〇〇〇―〇〇〇―〇〇〇』   これで十分です。チャットワークはメール違って“チャット”を利用したサービスですので会話調”での利用が基本になります。なので無駄に長い文章やメールのように形式的な形で送る必要がありません。普通に日常で話すように相手に伝えるだけです。簡単な報連相でしたら非常に効率的だと思いませんか?それに受け取った側も前者のメールに対してだときちんと返事をしないといけないと思うストレスから簡単に返事が書けなかったり、内容だけ見て返事をしなかったりと送った側へのコミュニケーションを取るのも一苦労です。ですが後者のチャットワークでしたら一言「わかりました!」や「了解しました!」などと送るだけでいいので返事もしやすく、コミュニケーションも円滑にとれるようになります。 例では電話受付の報連相シーンを例に挙げましたがスタッフ同士の仕事の進捗の確認、部下から上司に仕事の進め方の相談、所内スタッフへの連絡事項や顧客からのクレーム情報の共有など所内のあらゆる報連相のシーンで活用ができます。活用していくことで報連相にかかっていた 時間の大幅な短縮かつ効率化が実現できます。また、ゆくゆくは所内会議やプロジェクト管理などにも活用していくことで更に所内の効率化が可能になります! まずは報連相にチャットワークを活用し、どんどん所内に浸透させてみましょう!きっとこれまでよりもビジネスのスピードが上がりますよ!

3.ChatWork(チャットワーク)で顧客対応

所内のチャットワークの活用に慣れてきたら今度は顧客の対応やサポートにチャットワークを活用していきましょう。オススメとしてはチャットワークで顧客と自社とのグループを作成することです。 例えば、 『担当している顧客から質問を受けた→自身では質問に答えられなかったので所内の別スタッフに相談→別スタッフから質問の回答が来る→顧客に回答を伝える』 こういったことってけっこう多いと思います。これだと顧客が回答を得るまでにけっこう時間がかかりますし、伝言ゲーム的な感じになってしまい顧客が質問した内容と担当が別スタッフに伝えた内容が微妙なニュアンスで違ったりする場合もあり、結果顧客の求めていた回答が出来ないなんてこともありえます。そうなったら、また質問しなおして・・・の繰り返しで“非常にムダな時間と手間”ですよね! では、チャットワークで顧客と自社とのグループを作成していればどうなるのか?ここでは、Aさんを顧客、Bさんを担当スタッフ、Cさんを別スタッフとします。 『TO:Bさん(Aさん発信) 〇〇について教えて下さい。 TO:Aさん(Bさん発信) 了解しました。弊社のCから回答させて頂きますね。 TO:Cさん(Bさん発信) 〇〇についてAさんへ回答お願いします。 TO:Aさん(Cさん発信) お世話になります。〇〇についてですがこちらは・・・・』 といった感じで、顧客、担当スタッフ、別スタッフの3者が同じ情報を共有しながら、会話ができていることがわかると思います。これなら顧客への情報の提供もスムーズですし、伝え間違いや伝え忘れなどのリスクも回避ができます。 また、チャットワークにはファイル送信機能、ビデオチャット機能、画面共有機能がついているので、資料の受け渡しや打ち合わせ、顧客への会計ソフトの使い方指導などもチャットワーク内で完結することが出来ます。通常なら訪問しないと対応出来ないことがチャットワークを利用することで訪問をせずになおかつ場合によっては “訪問するよりも効果的”な対応が可能になるのです。 これって“非常に効率が良い”と思いませんか?当たり前になっている資料の受け取りのための訪問、訪問しての税務報告、顧客からの経営相談にかかる移動時間や訪問することで起きてしまうムダな作業(例えば車の乗り降りや交通機関への料金支払い切符を買う行為だってムダな作業の一つです。)を減らすことでもっと生産的な業務に時間コストをかけられるようになりますし、顧客だって訪問者がいるからと掃除したり、お茶の準備をしたりという作業から解放される分、売上に繋がる業務に時間をかけられるのでお互いにメリットがあります。 決して間違えないで欲しいのは訪問がムダだからしないほうが良いと言っているわけじゃなく、訪問しなくても顧客のフォローが出来る体制をしっかり作る事が大事だということです。顧客に会わなくてもフォローが出来る体制も作っていない上に訪問もしないなんてことは絶対にやめましょう。もし、現状そういう状況もしくは近しい状況(会わないと何も相談できないなど)であるならば即刻見なおすべきです。近い将来、ただ税務をやるだけの関係でしか顧客と繋がれていない会計事務所からは必ず顧客が離れていく時代がやってきます。 なぜなら、“顧客に会わずともいつでも相談を受けられる体制を整えている会計事務所”は、、、、 “既に存在している”からです。 今後、そういった会計事務所は必ず増えていきます。決して他人事と思わずにぜひ“チャットワーク”を活用して顧客に会わずともいつでも相談を効果的に受けられる体制を整えている会計事務所”を目指しましょう!   次回は今後の会計事務所の命運を左右すると言っても過言ではない ”クラウド会計”について書きたいと思います。ご購読ありがとうございました。

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