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【第4回目】 会計事務所の皆さん!!バックオフィス業務のクラウド化やっていますか?

目次 [非表示]

こんにちは、会計事務所の方や中小企業を中心にクラウド化支援サービスを提供しているINCREFの髙島です。
 

前回の記事でビジネスを加速させてくれるクラウド会議室


ChatWork(チャットワーク)”についてご紹介しましたが、今回は会計事務所運営には欠かせない会計ソフトをクラウド化した”クラウド会計”についてお話させて頂きます。
既存のパッケージ型の会計ソフトではなく、なぜ今クラウド会計が必要なのかを本記事で学んで頂ければと思います。

 

クラウド会計とは


クラウド会計と従来の会計ソフトってなにが違うの?初歩的な話ですが大事なところです。詳しい話をするとITの専門用語が沢山出てきてなんのことだかわからない話になりますので、簡単に言えばWEB上に会計ソフトのシステムを置いてネットを通じてアクセスして使うものがクラウド会計、従来の会計ソフト(弥生、TKC、弥勒など)はパソコンに直接ソフトをインストールして使うものになります。クラウド会計はWEB上に会計ソフトがあるわけなので、ネットさえつながればいつでもどこでもアクセスして使うことができます。逆に従来の会計ソフトはインストールされているパソコンでしか作業ができないので、事務所にもどるまでは使えなかったりと利用できるシーンはかなり限定されてくることになります。

クラウド会計のメリット・デメリット

クラウド会計のメリットは


①  ネットさえ繋がればいつでもどこでもログインして使うことができる
②  ネット上にデータがあるから会計事務所側とクライアント双方が同じ画面を見ながら電話などでも話せる
③  会計報告のために訪問をしなくてもクライアント側がクラウド会計にログインしていつでも確認ができる
④  各種サービスとの連携が可能。例えばクライアントのネットバンキングやクレジットカードをクラウド会計に登録していれば、現預金残高、入出金情報、クレジットでの支出などが自動連携でクラウド会計に仕分けされるなど、仕分け作業を効率化できる。
⑤  自社PCにデータを置かず高いセキュリティのクラウドサーバーにデータを保管できるなどなどです。

会計事務所のクラウド化において①〜③のメリットはとても大きく、前回のチャットワークと併用すれば訪問しなくてもいつでも相談や質問を受け付けることができる、訪問しなくても会計報告ができるなど、訪問という業務負担を減らしながらもこれまで以上の付加価値をクライアントに提供することができるようになります。

クラウド会計のデメリットは


①  ネットが繋がらないと使えない
②  ログインIDとパスワードが第三者に知られると会計情報が漏れる
③  従来の会計情報に比べるとネットにアクセスしながら使う分反応が遅い
④  まだまだ発展途上であるため、従来のソフトに比べ機能が十分じゃない場合がある

といったデメリットがありますが、①〜②は分かっていれば問題がないです。③〜④もまずはクラウド会計が従来型と違うことを認識し、また今後どんどん機能が追加されより充実していくこと(開発のスピードは従来の会計ソフトの比じゃありません)を理解して使っていくことが大事です。デメリットに比べればメリット部分がすごく大きいので、デメリットに合わせて考えるのではなくメリット部分に合わせてこれまでの仕組みを変えていくことが大事になります。

クラウド会計を所内に浸透させるには?


①  まずはキーマンとなるスタッフを所内に作るり、所内への喚起奨励を日々行う(キーマンになれそうなスタッフがいなければ所長自らがキーマンになります)。
②  外部の専門家に助言やコンサルティングを依頼し、クラウド化プロジェクトを迅速にかつ無駄なく進めていく
③  クラウド会計以外のクラウドサービスも利用し、クラウドサービスにまず慣れる
④  スタッフに自身のクライアント先数件は必ずクラウド会計にさせ、実績を作らせる。

などなどです。上記だけではありませんが①〜④を実施するだけでもクラウド会計を所内に浸透させるスピードは一気に早くなるでしょう。また、明確になぜクラウド化するのかをスタッフ全員と意識共有するために所内での説明会・勉強会は頻繁に行い、クラウド会計を利用した際のかだなども共有し、解決・改善のための取り組みも共有していく、最も大事なのは期限をつけること。いつまでにクラウド会計を全クライアントに普及させるなど明確な日付をガントチャートでしっかりと作成し、全員で取り組みましょう。前述しましたがそのためには必ずキーマンが必要になります。クラウド化推進委員会のような組織を所内に作るのもいいですね。

 



今回は触り部分でしたが次回は具体的に様々なクラウド会計の中でもそのソフトがどういったクライアントに合うのか、クラウド会計化した事務所の事例などについて、書きたいと思います。

ご購読ありがとうございました。
 
 

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