総合トップ
起業
資金調達
会社設立
副業
マーケティング
事業承継
地方起業
フランチャイズ
シニア起業
税・会計・法律
士業
ビジネス
失敗

外国人を雇用する場合の手続きと必要書類

ポイント
  1. 外国人雇用ビザがどの資格で変わっていくのかへの理解
  2. 外国人の雇用には必要書類の確認、手続きへの理解が必要だ
  3. 書類のチェックは厳重に

目次 [非表示]

外国人を雇用する際には様々な必要書類を準備して提出する必要があります。

日本人労働者を雇用する場合とは異なることも多いですので、自分自身で行えない又は難しい場合には専門家に相談するなどしてしっかりと必要書類を準備するようにしましょう。

今回は外国人を雇用する際の必要書類と手続きについて解説していきます。

外国人を雇用する場合の必要書類を理解しよう

必要書類の内容確認が非常に重要となる

外国人を雇用する場合にはまず、必要書類を揃えて内容を確認することが大切です。

必要書類を用意させて内容をチェックする理由は、在留資格の有無と働ける資格の確認にあります。もし、在留資格のない外国人を雇用したり、働く資格がないのに働かせたりすると、雇用した会社には罰則が科せられる恐れが強まります。そのため雇用を検討する際には、外国人登録証明書や在留カード、それにパスポートと資格外活動許可書の確認が不可欠です。

必要書類のチェックポイントは、有効期限がまだ残っているか、そして各書類に上陸許可証印があるかどうかです。在留資格に変更がある場合は、旅券面の許可証印の捺印に目を通して、一番新しい日付のものをチェックしましょう。在留資格が有効であれば、少なくとも日本国内で生活はできますが、就労資格はまた別なので要チェックです。

資格によってどのように異なるかを理解しておこう

資格によって具体的に変わってくるのは、就くことのできる仕事の種類や働ける期間などです。

資格の種類によって、仕事に就ける職業と在留期間が決まるので、その点を把握しておく必要があるわけです。

◆永住許可
法務大臣の名前で、永住許可を得ている人は、日本国籍と同じく殆どの仕事に就くことができます。就労目的で日本にやってきており、入社に必要な書類を持っている場合は、人文知識・国際業務という資格が記されているはずです。

この必要書類上の資格名は、その種類の仕事にだけ就けることを意味するもので、種類に該当しない仕事はできません。つまり、何らかの就労資格があるとしても油断せず、本当に雇用しても問題のない資格なのか、改めて確認することが肝心です。

◆外国人登録証明書
外国人登録証明書には、顔写真と氏名や所在地、それから次回確認の申請期間の項目があります。在留カードは中長期在留者限定で交付されるもので、就労可否の確認が行いやすくなっています。在留期間と有効期限の表記がありますから、在留の有効性を素早く簡単にチェックできます。

◆就労資格
就労資格の確認は、在留カード中央にある就労制限の有無の項目です。雇用できない場合はハッキリと就労不可の記載がありますし、逆に制限がなければ就労制限なしの表記です。留学や家族滞在が日本にいる目的だと、在留資格の制限から就労できないことになります。就労不可に該当する外国人でも、入国管理局から資格外活動の許可が得られれば、週28時間以内に限ってアルバイトができます。アルバイト待遇で採用を検討する場合は、この資格外活動の許可をチェックできる書類の提出と、確認を求める必要があります。在留資格が技術に人文知識・国際業務、研究や教育と技能などなら就労自体は可能です。ただし、制限ありの就労資格で、特定の範囲を超える仕事はできませんから、会社に資格に該当する仕事がなければそもそも雇用できません。

◆永住者・日本人の配偶者
永住者や日本人の配偶者を持つ人、永住者の配偶者を持つ人や定住者は、就労制限がなくてどのような仕事にも就ける外国人です。

これら4つの資格を持つ人には、日本人と強い結び付きを持っていたり、法的に少し上の身分の人が当てはまります。

パスポートも必要書類に該当しますが、念の為にも他の必要書類と一緒に確認するのが良いでしょう。日本に在留する外国人なら、パスポートは必ず持っているものなので、必要書類を二重三重に確認するのに役立ちます。確認する必要書類の種類が1つだと、心もとなく感じられますが、パスポートと組み合わせてチェックするように心掛けると安全です。

資格外活動許可書は、就労の幅が広がる書類の一種で、雇用を検討する時に確認しておきたいものです。入国管理局では、雇う前に在留カードの確認を企業に推奨していますから、面接の際には在留カードの提示を求めるのが原則です。基本的に、在留カードを持たない人は就労資格もない可能性が高いので、この書類のチェックは合理的ですし、簡単かつ正確に確認できる結果に繋がります。

しかし、パスポートに後日在留カード交付の記載があったり、外国人登録証明書から切り替えていないケースでは、在留カードなしでも就労できる場合があります。

外国人を雇用する場合の手続きの流れを理解しよう

入社手続きの段階では、就労ビザの申請を含めた外国人雇用の準備があります。

外国人を雇用する手続きの流れ

◆雇用契約書の作成
外国人を雇う時はまず、業務内容や就労時間に給与内容を取り決めた、雇用契約書を作成するのが最初の手続きです。海外では、入社時に書類を作成して契約内容を明確にするのが基本なので、その点は日本人よりも厳しいことを忘れないようにしてください。契約内容が曖昧だったり、そもそも契約書がないとトラブルの元になりますから、お互いが納得して合意ができる内容で作成するようにしてください。日本語が読めない、あるいは内容が理解できないといった問題を避けるために、外国人社員の母国語でも契約書類を作成しておくと安心です。

◆ビザ・就労資格証明証の取得
書類を作成して契約を交わしたら、いよいよビザや就労資格証明証の取得を行います外国人社員が、就労目的以外のビザで入国しているケースでは、就労滞在ビザを取得して切り替える必要があります。観光や親族訪問の短期滞在ビザだと、滞在可能な期間以前に就労許可がないので、企業は採用できませんし本人が働くこともできません。契約を結んで入社が決まったら、1日も早く申請を済ませて就労滞在をできるようにしましょう。

反対に、既に日本で働いていて転職してくる場合は、就労滞在ビザを持っている可能性があります。外国人登録証明書やパスポートで、就労資格の有無と有効期限の確認ができたら、就労資格証明書の取得を済ませることが大切です。1週間あたりの所定労働時間が20時間以上で、31日間を超える労働が見込まれる時は、雇用保険の対象となるので手続きが不可欠です。この条件で働く外国人社員が入社する際は、雇用保険被保険者書各取得届を提出して手続きを済ませます。ところが、条件を満たしていていも、外国の失業保障制度に加入していると適用対象外になるケースがあるので要確認です。

◆労災保険・健康保険・厚生年金の手続き
雇用までのステップを一通り終えたら、次は労災保険に関する手続きに進みますが、こちらは他と比べると簡単です。労災保険は入社の度に手続きを行う必要がありませんし、労働保険料を申告する時に、一緒にこの社員分の納付を行えば労災保険の対象になります。労災保険の加入は国籍に関係なく、日本企業で働く社員の加入が法律で義務付けられているので、忘れないようにすることが重要です。健康保険や厚生年金といった、社会保険も雇用保険と同じく、条件を満たすことで加入の対象者となります。必要書類はいくつかありますが、パスポートや在留カードは必須の添付書類なので、これらを忘れずに提出しましょう。社員の家族も日本に滞在しており、適用条件が満たされれば被扶養者として提出が可能です。海外にいる相手を、日本に呼んで働いてもらう場合のケースでは、在留資格を取得することが第一目標になります。

合意の上で契約を結ぶのは基本ですが、入社が決まったら業務内容に合う在留資格を見付け、在留資格認定証明書の交付申請を行うのが一般的です。

以上が手続きの主な流れで、企業側が入社する社員の為に書類を作ったり申請を行います。

雇用手続きをスムーズに進めるためのポイント

ポイントは、双方の間で納得できる契約内容を取り決め、書類を作成して明文化しておくことです。

書類には内容が理解できる言語を用いて、日本語と外国語の2種類を作成するのがベストです。外国人の入社の意思が明確に確認できなければ、ビザの取得や就労資格証明証の申請が進められないので、ここは明確にしておくことが前提です。意思の確認ができて入社が決まったなら、ビザや就労資格証明証の申請と、雇用保険や社会保険の加入を行う段階に進みます。

過去に日本企業で就労していた経験がある人は、条件次第で就労滞在ビザを申請する必要がなかったり、就労資格証明書を取得するだけで済みます。雇用保険は、外国での失業保障制度との兼ね合いで加入できない場合があるので、手続きの前に確認したり、弁護士や社労士などに相談することが必要です。労災保険の加入は、労働保険料の納付を一緒に行えば良いので、必要なことは限られますし手間も少なめです。社員が業務中に怪我をしたり、病気になった場合に欠かせませんから、労働基準法と外国人の権利を守る意味でも、納付を行って加入を済ませることが肝心です。
ーこちらもお読みください
従業員を雇ったら必ず押さえる就業規則のポイント①届出までの流れ編

登録することで、 利用規約・プライバシーポリシーに 同意したものと見なされます。

関連記事