従業員を雇ったら必ず押さえる就業規則のポイント③記載内容編

更新日:2018.03.10

今回は就業規則を作成する上でこれだけは押さえたいポイントをお伝えします。

従業員の範囲を明確にしましょう

1つの就業規則の適用範囲を正社員に限定することは問題ありませんが、正社員以外の従業員(非正社員) でも、会社と労働契約を締結している者がいれば、その者を対象とした就業規則も作成する必要があります。正社員以外の従業員がいる場合には、まず、それらの非正社員については適用除外とした上で、別の就業規 則を定めると規定することが多いです。その場合その別の就業規則は作成していないという場合には、作成義務違反となってしまいます。必ず作成されているか確認をしましょう。

社員の区分について

このようなお話をすると社員の区分について分からない問い方もます。社員の区分は次の通りとなります。
(1)アルバイト:季節的、一時的な繁忙時にその期間に限って雇用される者
(2)パートタイマー:正社員よりも短時間で使用される者
(3)嘱託社員:会社を定年退職し再雇用される者。またはこれに準ずる高年齢者で中途採用される者
(4)契約社員:雇用期間を定め、かつ高度の専門職である者
(5)派遣社員:派遣元から派遣されている方

採用決定後の提出書類も決めておきましょう

採用に関する記載は、ルールを決めていれば記載するという項目です。記載するか否かは会社の判断によります。一般的には記載される事項は、次となります。

採用に関して記載される項目

採用の基準、採用方法、応募時の提出書類、採用決定時の提出書類など。これを記載しておくことで、会社としては採用を 公明正大、厳正に行うことや、従業員として適格な人物を採用するという企業の姿勢を示し、従業員のモラルを向上させることに繋がります。これ以外にも、誓約書、健康診断書、通勤経路などが考えられます。

試用期間があれば明記しましょう

試用期間があれば、記載しておきましょう。
試用期間というのは、従業員としての適格性を判断する期間という意味で設けます。多くの企業では、ミスマッチを避ける方法として、正社員を採用する場合に、直ちに正式の本採用とはしないで、試用期間を設け、その間で勤務態度や適性、能力、性格を見てその後本採用としています。

試用期間の長さについては特に法律で決まってはいませんが、あまりにも長い期間の試用期間は、従業員にとって不利となり好ましくありません。3か月~6か月の期間の会社が多いでしょう。また、従業員や会社事情によっては、短縮、免除又は一定期間を限度として延長することも考えられますので、その旨の規定の記載も必要があれば記載をしておきます。

セクハラ・パワハラの禁止についても記載しましょう

セクシュアルハラスメントやパワハラは、起きてしまうと従業員にとって大変なストレスとなります。また、能力の有効な発揮を妨げることになります。企業にとっても、職場秩序や業務が滞ることになります。また、ときに社会的評価に影響を与える問題となります。相談窓口担当者や経営担当者が、セクシュアルハラスメントが発生したことに対して適切な対応をしなかったことにより会社の責任が認められた例もあります。規則にもきちんと明記して注意喚起を行いましょう。

個人情報の取り扱い・秘密保持についても記載しましょう

個人情報保護法が平成17年4月から施行されています。個人情報取扱事業者はこの法律の定めにより個人情報の漏えい事故などが起こらないように規程類を整備して社員教育も行うことが必要です。また、個人情報取扱事業者にならない場合であっても、個人情報の漏えい事故が発生した場合には損害賠償責任等が発生する可能性があります。適切に対応するために規程の整備をお勧めします。

規定の準備とはどういうものか?

では、どんな規程を整備するのでしょうか。個人情報取扱事業者の場合は、「個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)」「個人情報取扱 規程」及び「個人情報保護教育規程」は、最低限必要なものとなります。また、個人情報取扱事業者にならない場合であっても、プライバシーポリシー等の作成を行い、社内に掲示して周知することは、社内外共に信頼性の向上に繋がります。

労働時間・休憩・休日について

始業及び終業の時刻労働時間にいても記載しておきましょう。「労働時間は、1週間につき40時間、1日については8時間とする。」という規定だけでは不十分です。具体的に始業時刻と終業時刻を記載します。始業及び終業の時刻は、全社員が同じでなくても大丈夫です。所属部署や職種等により異なる場合は、その全てを記載しましょう。

労働時間を把握しましょう

規定することと同時に、労働時間を把握することが求められています。

具体的には、
①タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること
②自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う

このような場合が考えられます。

有給休暇について

また、休憩や有給休暇についても記載しましょう。よく経営者に誤解があるのは有給休暇について法定要件を充たした場合に法律上当然に労働者に生ずる権利となり、労働者の請求をまってはじめて生ずるものではないということです。本人から言われなくても当然に要件を満たすと権利が発生しているものなのです。

給与について

給与について、給与体系がどのようになっているかも記載が必要です。一般に賃金は、基準内賃金としての基本給、諸手当(役職手当、住宅手当、家族手当、通勤手当等)、基準外賃金としての時間外手当、休日出勤手当、深夜手当等のほかに、特別給与としての賞与があります。どのような給与体系になっているかを明記しましょう。

給与からの控除がある場合

給与から控除できるものには、所得税、地方税、社会保険料、雇用保険料など、法令で源泉控除が認められているものもあります。また、従業員との話し合いによって労使協定を締結しそれによって認められるものがあります。例えば、社内預金、組合費、社宅費などです。このように予め控除するものがあるときは、その項目を定めておきましょう。

残業について

時間外労働、休日労働、深夜業(午後10時から午前5時まで)をさせたときには、その労働時間について、所定の割増率(時間外労働:2割5分以上、休日労働:3割5分以上、深夜業:2割5分以上)で計算した賃金を、残業手当、休日出勤手当、深夜手当として支払う必要があります。また、規定を定める場合には、 給与計算等実務上の面からも、それぞれの手当について具体的な計算式を記載しておきましょう。

割増賃金が発生するのはどんなときでしょうか

労働基準法上、割増賃金の支払義務が生じるのは法定労働時間(原則:1週40時間、1日8時間)を超えて労働させた場合と、法定休日(週1回)に労働させた場合又は深夜業に労働させた場合です。この点の理解も大切です。

定額残業代の場合

残業を防止する意味と残業手当の削減等を目的として、割増賃金(残業手当)の定額支給をしている企業もあります。残業手当を定額で支給することは問題ありません。ですが一点注意点があります。実際に残業した時間に基づいて計算した割増賃金が、定額で支給されている残業手当を超えた場合は、その差額を支払う必要があるのです。また、営業手当などの名目で一定時間数の残業手当をその手当に含めて定額支給する場合もあるでしょう。この場合には、その金額のうちのいくらが残業手当であり、かつ何時間分に相当する額が含まれているのかを明確に区分しなければなりません。

これらの条件を満たさないと「賃金不払い残業」となってしまいます。定額残業代の規定を設ける場合には、定額残業代は何時間相当分なのかを明確に規定し、かつ、 その時間を超えた時間外労働については実態に応じて支払いを行うことも明記しておきましょう。

こちらも合わせてお読みください
会社設立のメリット・デメリットから、設立後までの手順のまとめ

休職と復職について

休職期間が満了して、復帰が出来る状態にある場合には、当然復職させることになります。ですが、退職に関する規程との関係もありますが、私傷病による長期療養などにより、休職期間満了時においても直っていない場合には、労務提供不能として労働関係を終了させることになります。

この場合、当然退職となるのか、解雇として解雇手続を要することになるのかは、就業規則の定め方によります。「休職期間の満了をもって退職とする」と定められているときは当然に退職となりますが、特にその旨の定めがない又は解雇する旨の規定となっていれば、普通解雇の手続(休職期間満了日の30日前の予告又は予告 手当の支払い)が必要となります。復職の際の手続きについて主治医の診断書だけではなく、会社指定の医師の判断も受けるなど復職手続についても記載しておきましょう。

解雇と懲戒について

解雇というのは、会社の一方的な意思表示によって将来的な労働契約を解消するものです。 ですので、従業員の地位の安全を確保するためにも、就業規則においては解雇事由を具体的に定めておくことが求められます
また、懲戒の種類には、その軽い順から「けん責」、「減給」、「出勤停止」、「昇給の一時停止」、「降格・降給」、「諭旨解雇」、「懲戒解雇」などがあります。その種類及び程度に応じて、懲戒事由を具体的に定めておく必要があります。規定に定めのない懲戒処分は行うことが出来ません。ですので慎重に記載内容を検討しましょう。

まとめ

このように就業規則には見るべきポイントが沢山あります。特に解雇や懲戒については規定に定めのない懲戒処分は行うことが出来ません。ですので慎重に記載について検討をしましょう。このようなトラブルがないことが一番ですが、起こってから慌てて就業規則を整備しても遅い場合が多いです。予めきちんと整備を進めましょう。

おすすめの関連記事

ー優秀な人材を獲得しよう!ー
優秀な人材を獲得するために!賃金よりも働くモチベーションを高めるものとは

ーしっかり確認しておこう!ー
従業員を雇ったら作成を考える!就業規則について

 

記事が役に立ったらシェアしてもらえると嬉しいです!

関連記事

メニューを閉じる