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新人教育1日目〜入社初日に行うべきこと〜

ポイント
  1. 入社日前から始まっている新人教育
  2. ルールは全て明文化し、初日に伝えるべし!
  3. 言わなくてもわかるだろうはNG!まずは勤務に関わる全てのことを伝えること!

目次 [非表示]

採用コストをかけて、せっかく良い人材を採用することが出来たのに、新人教育がしっかりと出来なければ優秀な人材を逃してしまうことになります。

この新人教育がうまくできず、早期に離職してしまう新人があとを立ちません。
厚生労働省が公表した【新規学卒就職者の離職状況(平成27年3月卒業者の状況)】からも大卒でも約30%の人が早期離職をしていることがわかります。

momoiさん記事内の表2

※( )内は前年比増減
出典:厚生労働省HP(https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000177553_00001.html


では、どのように教育を行えば新人の離職率を下げ、会社にとって有益な人材を育てることができるのでしょうか。

ここでは会社に新人を迎える際の会社側の対応の仕方と、新人教育で必ず役立つ情報をお伝えしていきます。

 

入社日までに行う5つのこと


新人の入社日が新人教育のスタートではありません。採用が決まった時点から新人教育は始まっているのです。
教育担当は新人の入社日までに新人教育の準備をする必要があります。

 

入社日についての詳細を連絡する

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入社日は『何時から何時までの勤務時間』で、『何時までに』『会社のどこにいけばいいのか』など、新人に疑問が生まれない詳細を伝えます。
ここで重要なのは、必ずメールなどの文章として情報を伝えることです。

<メールに記載すること>
・出社時間
・初日の勤務時間
(早めに出勤して欲しい場合は○時○分までに出社して欲しいと記載)
・会社の住所
(最寄駅と駅の出口まで掲載されていると尚良し)
・担当者名
・緊急連絡先
・持ち物
(PCなどが必要なのか、筆記用具などを自分で用意すべきかなど)
・服装
(制服の有無、ドレスコードがある場合は記載)

よく「何時までに会社に来てください」とだけ伝える人がいますが、会社によっては入口がわかりにくかったり、入館手続きがいる場合があります。
当日に無駄な時間をとることになるので、新人が当日にどのようなアクションをするのかを想定してメールなどに記載するようにしましょう。

また当日、電車の遅延など不測の事態が生じる場合もあるので、緊急時の連絡先を記載することも忘れてはなりません。

このように新人から質問が出ないようなメールをテンプレートとして準備しておくのが良いでしょう。

 

教育カリキュラムの作成

新人が入社をするまでに大枠の教育のカリキュラムを用意しておく必要があります。
特に、どの順番で教育をしていくのが良いのかを考え、スケジュールを組むことが重要です。
これを行わずに、その場その場で教育をしてしまうと場当たり的な教育になってしまい、新人が混乱する原因になります。

ただ、注意しなければいけないのはカリキュラムはあくまで想定として作るものなので、新人のスキルや理解度、得意不得意によって柔軟に内容を変えていく必要があります。

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マニュアルの作成

新人教育で一番の要となるのがこのマニュアル作成です。
マニュアルの作成は労力も時間もかかりますが、一度作ってしまえば汎用することが可能になるので、最初は時間がかかってもしっかりと作成しましょう。
マニュアルを作成しないで教育を始めてしまうと、教える人によって情報が違ってしまったり、新人が入るたびに毎回同じことを教えなければいけなくなってしまいます。

 

契約書などの準備

新人が入社するときには社則と合わせて契約内容を再度確認することが重要になります。
その際に口頭だけで説明をしてしまうと、その後のトラブルになる可能性があるので、必ず文書で契約内容を記し、相互確認を行う必要があります。
曖昧な表現はさけ、勤務時間や福利厚生など、新人が不安にならないように情報を掲載する必要があります。

 

その他環境整備

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新人の入社日に机やロッカーが準備されている状態にしましょう。
前任の人の荷物が残っていたり、汚れがある場合などは綺麗な状態にしておきましょう。
また、名札や入館証などが必要な場合は事前に準備しましょう。入社日に全てが揃っている状態ができていると、新人は自分が歓迎されていると思うようになり、働きやすい環境作りに繋がります。

 

入社初日に行うこととは?

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新人に快適な会社ライフを過ごしてもらうためには最初が肝心です。
会社の設備の説明やメンバーの紹介、社則など伝えなければいけないことは多くあります。
まずは、初日に『できること』『できないこと』をしっかりと伝える必要があります。

入社初日にすぐに業務を教えるのではなく、この日はオリエンテーションと位置付けて丁寧に会社のことを伝えるように心がけましょう。
また、一方的に伝えるのではなく、新人からの質問の時間をところどころに設け、疑問をなくすようにしましょう。

ここでは、新人の入社初日に必ず伝えるべきことをお話していきます。

 

新人の入社初日に必ず伝えるべき5つのこと

社内設備の紹介

入社初日の新人はとても緊張をしています。新人教育の担当者は可能であれば会社の入口まで新人を迎えに行き、一緒に会社に入るなどのサポートをしてあげると新人の緊張がほぐれます。
会社の設備については、トイレや給湯室の場所から利用できるサービス(コーヒーメーカーなど)、休憩場所、喫煙所などの説明もしっかりと行うようにしましょう。

 

朝礼について

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朝礼がある場合は朝礼のルールも共有しましょう。社訓の読み上げを行うなど会社ごとに様々なルールがあると思います。
新人が疎外感を感じることがないようにサポートすることが重要です。

 

メンバー紹介

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会社で働くメンバーの紹介は社員、アルバイトなど雇用形態に関わらず全員の紹介を行うようにしましょう。
新人にとってメンバーの名前を覚えるのは大変なものです。可能であれば、顔写真付きのメンバー一覧などを作成し新人に渡すことができると新人のストレスが少し解消されます。
また、メンバーの紹介と同時に新人の紹介も忘れずに行いましょう。

 

社則の共有

社則の共有で大切なのは、できることを伝えるよりもしてはいけないことをしっかりと伝えることです。
ここで絶対にしてはいけないのが、『言わなくてもわかるだろう』という考えと、『察しろ』という文化の押し付けです。
例えば「9時が始業時間だけど新人は当たり前に早く来るものだ」と会社全員が思っているとします。
しかし、新人はそんなことは知りませんし、それをできないことでその人の評価が下がるということはあってはいけません。
もし、新人が早くきて掃除をする決まりがあるのであれば、それはルールとして明文化する必要があります。
明文化できない暗黙のルールを押し付けることはやめましょう。

 

・勤怠について

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何時に出社して何時が定時なのか。フレックス制の場合はコアタイムはあるのか、ある場合は何時から何時までなのか。タイムカードは必要なのか。など、勤怠と一言にいっても様々な決まりがあります。これらを曖昧にせずにしっかりと伝えましょう。

また、毎日の休憩についても時間が決まっているのか、好きな時間に休憩をとっていいのかなどを伝えるようにしましょう。

・欠勤について

体調不良や身内の不幸など、急に休みを取らなければいけない場合にどのような手続きが必要なのかを伝えます。
新人のLINEでの欠勤連絡が話題になったことがありますが、もしLINEでの欠勤連絡が不可な場合はどのように連絡をするべきなのかをはじめに共有するようにしましょう。
また欠勤の場合は、給料から日給分が引かれるのか、入社日が浅くても有給として処理が可能かのかまで伝えることができるとより良いでしょう。

・福利厚生について

福利厚生は会社ごとに違います。特に有給休暇の取得の仕方や夏季休暇などの長期休暇については、新人に直接関わることが多いので、説明を省かずに行いましょう。
また、会社独自の福利厚生の説明は新人にとっては会社に魅力を感じるきっかけにもなります。
月○円までは自由に書籍の購入が可能、4半期ごとに会社主催の交流会がある、社員旅行があるなど、新人にとってプラスとなる情報も伝える方が良いでしょう。

・服装について

例えば、髪色の規定がある場合は「このカラートーンまではOK」「これ以上はNG」などしてはいけないことを伝えましょう。
小さなことですが、特に女性の場合は服装やネイルの有無なども気にすることがあります。
よくこの服装については、他の先輩を見て判断しろということが多いと感じていますが、しっかりと社則として組み込むことが重要です。
最初にここを曖昧にしてしまうとその後もなあなあになってしまい、新人を注意しにくい状況が生まれてしまうのでしっかりと伝えるようにしましょう。

・その他
他にも会社ならではのルールなどがある場合は一通り伝えるようにしましょう。

 

会社のビジョンの共有

今、会社がどこに向かって進んでいるのか、何を目標としているのかを新人にもしっかりと共有するようにします。
新人だからといって、会社のビジョンを共有しないと、個人の目標が定まらず、会社として進むべき方向に一緒に進むことができなくなってしまします。
 
新人にこそ、しっかりと会社のビジョンの共有が重要なのです。

 

教育スケジュールの共有

初日にあまり情報を詰め込みすぎるのはよくありませんが、新人の状況を見ながら今後の教育スケジュールを伝えます。
具体的にいつまでに何ができるようになっていることが望ましいのか。どの順番で教育を進めていくのかなどを最初に共有することで、新人自身もこれからの会社での動きが明確になります。

ここで注意が必要なのが、完璧なスケジュールではなく、大枠のスケジュールを伝えることです。
緻密に考えられすぎたスケジュールを目にすると新人がプレッシャーを感じる原因にもなるので注意が必要です。
また、前述したようにあくまでスケジュールなので、新人の特性に合わせて柔軟にスケジュールを変えていく必要があります。

新人がスケジュールを見て気負わないようにすることも重要です。

 

まとめ

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ここでは新人教育の初日に伝えるべきことについてお話してきました。
新人に働きやすい環境だと思ってもらうためには、何よりもこの初日が重要です。決して詰め込みすぎず、しかし、必要な情報はしっかりと伝えることが必要になります。

また、初日は新人を放置しないことが大切です。
新人が疑問を感じた時にすぐに質問ができる環境を用意するように心がけましょう。

この初日のサポートが今後の新人教育に全て関わってきますので、気を抜かずに行いましょう。
 

 

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著者プロフィール

桃井美里

桃井美里

 こども写真館「スタジオマリオ」のカメラマン・店長を経てウェイビーへジョイン。ウェイビーでは広報・PRを担当。得意なイラストや写真を用いて、難しく考えられがちな『起業』身近に感じることのできるコンテンツの発信に取り組む。 フリーでナレーター・MC・イラストレーターとしても活動中。