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新人研修虎の巻き〜その③〜

ポイント
  1. 意外と知らない?郵送に関する知識
  2. 急な場面で迷わないために覚えておきたい席次のマナー
  3. 不測の事態に備えよう!遅刻、欠勤連絡のマナー

目次 [非表示]

新入社員が入社した際、どの会社にも共通して教えなければいけないことがあります。それはビジネスにおけるマナーです。
業種によって学ぶべきことは違いますが、ビジネスマナーは共通しています。

3回目の今回は、日常の業務の中で必要となるビジネスルールについてお話していきます。
仕事を頼まれた時に正しい対応ができるように新入社員はしっかりチェックしておきましょう。

意外と知らない郵送のマナー

新入社員が上司から頼まれる仕事の一つに書類などの郵便物の送付があります。
その際に必要となるのが送付状です。送付状は郵送物の目次のような役割を果たすもので、どの書類が何部入っているのかをわかりやすく記します。

会社から郵送物を送る場合は、送付状をつけることがビジネスマナーなので、まずは基本的な送付状の作り方を覚えましょう。

 

送付状に記載すべきこと


・送付日
・送付先の情報
・送付者の情報
・表題
・挨拶
・送付内容
・備考(必要な場合は記載)


送付状の例

 

送付状のフォーマットはネット上にも数多く掲載されています。状況に応じて適切な送付状を用意しましょう。

 

相手からの返送が必要な場合

紙の契約書をこちらから相手に送付する場合には必ず『相手用の契約書』と『自社用の契約書』の2通を送付する必要があります。
これはどちらにも相手の印鑑がなければ契約書として無効になってしまうためで、自社で契約書を作成した場合には必ず相手からの返送が必要になります。
契約書のほかにも相手からの返送が必要な場合には、返送用封筒を同封する必要があります。

 

返送用封筒の準備の仕方

返送してほしい書類が入る封筒に返送先(基本は自社)の住所を記載します。
通常封筒に宛名を書く際は『〇〇様』と記載しますが、自社への返送封筒を作成する場合は、様はつけずに『〇〇行』と記入します。
そして、相手が返送にかかる切手代を確認し、返送封筒に切手を貼り付けます。
返送用封筒が送付用の封筒にそのまま入らない場合は、返送用封筒を半分に折っても問題ありません。

 

封をしたら〆の字を忘れずに


全ての郵送物の準備が整ったら最後にもう一度送付物を確認します。入れ忘れなどがなければ、封筒の封をします。封はテープなどは使わず、糊などで剥がれないようにしっかりと止めましょう。
縦書きの封筒の場合は、糊が乾いたら、封をした部分に「〆」と書きます。これは一度封をした後にこの封筒が開けられてない証明になります。もし、入れ忘れなどがあって封を切った場合は必ず新しい封筒に入れ替え再度封をしましょう。

 

郵送の際の注意点

郵送物を送る際に気をつけなければいけないのが、普通郵便で送っても問題ない書類なのか、簡易書留などにしなければいけないかなど、郵送の種類の確認です。
多くの場合は上司から指示があると思いますが、念のためどういう書類がどの対応になるのかを覚えておくようにしましょう。

<郵便の種類>
・普通郵便

あ

切手を貼ってポストなどに投函する方法です。お知らせの手紙や季節の挨拶など、重要書類が入っていない郵送物はこの方法で出して問題ありません。
普通郵便は今郵送物がどこにあるのかといった追跡サービスがないので、もしも書類を紛失した時に確認することができません。

 

・書留

い

普通郵便と違い、郵便局の窓口での申し込みが必要となります。
書留には追跡サービスがあります。もしも郵便物を紛失した場合にも補償がついているので、絶対に紛失してはならない重要な物を郵送する際に使われます。
実際のところ日本での郵送物の紛失というのはほとんどありませんが、確実に相手に郵送物を届けたい場合、また高価なものを郵送する時、さらに配送証明が必要な場合に使われます。
似たような郵送の種類に簡易書留がありますが、これも書留同様に郵送物の追跡が可能かつ補償がつきますが、書留より追跡範囲が狭く、また補償額も少なくなります。
一般的に企業などで契約書類などを送る場合には書留または簡易書留が使われます。
また、急ぎ郵送をしなければいけない時は追加の料金を出すことで速達で送ることが可能です。

 

誰がどこに座る?新入社員を悩ませる席次のマナー

う

席次のマナーでよく耳にするのが上座と下座です。これは席次マナーの基本中の基本なのですが、場所や状況によってしっかりと覚えておかないといけないので、最初のうちは混乱してしまいます。
ここでは、いくつかの場面での上座と下座について学んでいきましょう。

 

今更聞けない…そもそも上座・下座とは?

上座はその空間の中でもっとも良い席のことをさします。お客様や、目上の人などにこの席について頂くのがマナーです。逆に目下の人やおもてなしをする人が座る席を下座または末席と言います。
基本的な考えとしては、入り口からもっとも遠い席が上座であり、入り口にもっとも近い席が下座になります。

 

様々な場面の席次マナー


※①→順に上座から下座になります。

 

・会議室Aパターン(基本のパターン)

え

・会議室Bパターン(コの字配置)

お

・会議室Cパターン(丸テーブル)

か

・エレベーター

き

・タクシー

け

・電車(新幹線などの対面座席の場合)

こ

ここでご紹介したものは、あくまでも例なので、席次はその時々の状況に応じて柔軟な対応が求められます。
考え方の基本としては、目上の人が快適に過ごすことができる場所にご案内するということです。この考えを頭に入れて臨機応変に対応しましょう。

 

欠勤・遅刻の報告について

さ

どんなに体調管理に気をつけていても、体調を崩すことはあります。また電車の遅延など、不測の事態による遅刻は本人ではどうにもできません。
そのような事態になった時は速やかに上司へ連絡することが重要です。

 

欠勤の連絡は電話が基本?

これは少し古い考えかと思ってしまうのですが、遅刻や欠勤の連絡は電話というルールがある会社がいまだにあります。
体調が悪い中、電話をかけるのは大変ですが、会社のルールである以上はそれに従いましょう。また電車遅延の遅刻について、電車に乗っている際の電話連絡はマナー違反になるので、メールなどでの連絡になってしまいます。こういったもしもの事態に備え、電話以外の連絡手段についても上司に聞いておくようにしましょう。
また、入社間もない新入社員の場合は有給が使えず、給与から欠勤分が差し引かれることになるので、その点も頭に入れておきましょう。

これも会社によっては入社後すぐに特別休暇という形で有給と同様の休みを取得することが可能な場合があります。この辺りの福利厚生も把握するようにしましょう。

 

欠勤・遅刻の連絡


欠勤の連絡は今自分がどのような状況で、いつまで休みが必要なのか、要点をまとめて話すようにしましょう。体調が悪い中で頭がうまく回らないこともあるかと思いますが、最低限のことは伝えるようにしましょう。また、忌引きなどの場合は休みの期間が長くなることも想定されますので、いつまで休みが必要なのかを伝えましょう。
忌引きの場合、会社によっては忌引き休暇が認められている場合もあります。制度は会社によって違うので、確認するようにしましょう。

 

<欠勤時上司に伝えること>

し

・どうしたいのか
例)1日お休みが欲しい
  病院にいきたい

・今どういう状態なのか
例)昨晩から熱があり、現状も熱が下がらない
  ぎっくり腰になってしまい動けない
  身内に不幸があった(故人が何親等にあたるのか確認される場合も)

・今後について
例)ひとまず様子をみて、明日また連絡します。
  病院にいって、状況をみて連絡します
  何日までは葬儀などがあるので、〇にから出社します。
 (出社日が確定しない場合は〇日までに回答させていただきますなどと期限を伝える。)

<遅刻の際に上司に伝えること>

す

・どうしたいのか
例)電車遅延で遅刻します
  寝坊したので遅刻します

・今どうゆう状態なのか
例)発車の見込みが立っていない
  今おきたばかりでこれから準備をする

・何時頃に出社できるのか
例)電車の動き出し時間がわかり次第連絡します
  〇時には出社できます

欠勤連絡や遅刻連絡で新入社員がやりがちなのが、過程を先に話してしまい結論が後になってしまうことです。「本日欠勤します。何故ならば〇〇だからです。」というように、まずは上司に遅刻を伝える時は結論を先に伝えるようにしましょう。

 

まとめ

日常の業務の中にも覚えるべきビジネスマナーはたくさんあります。
新入社員が一気に全てを覚えることは難しいですが、少しずつ経験を積み、成長していきましょう。

ビジネスでは、知らなかったではすまないマナーが多くあります。
まずは、知識をつけること、そして実践すること。
そしてもっとも大事なことは、知ったかぶりをせずにわからない時は素直に質問をすることです。

新入社員の時ほど質問がしやすい時期はありません。これから経験を重ねていくとどんどん聞きにくくなってしまうこともあります。
わからないことがあったら上司に質問し、正しいビジネスマナーを身につけましょう!!

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著者プロフィール

桃井美里

桃井美里

 こども写真館「スタジオマリオ」のカメラマン・店長を経てウェイビーへジョイン。ウェイビーでは広報・PRを担当。得意なイラストや写真を用いて、難しく考えられがちな『起業』身近に感じることのできるコンテンツの発信に取り組む。 フリーでナレーター・MC・イラストレーターとしても活動中。