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組織/仕組みづくりは徹底的な見える化=言語化×紙がポイント

ポイント
  1. 見える化=言語化×紙に落すこと
  2. 社長しか知らない、わからないをなくす
  3. 社長にすらわからないことも見える化する

目次 [非表示]

社長依存、ワンマン状態から抜け出したいと思っている社長は多数います。
ここでは社長依存、ワンマン状態を抜け出し、誰でも売れる、できる組織、仕組みをつくるために必要となる徹底的な見える化について説明をします。

小さな会社において社長依存、ワンマン状態がそもそもなぜ生まれてしまうのか?
をまだお読みでなければ合わせてお読みください。

組織、仕組みづくりのためには徹底的に見える化をする

社長しか知らない、わからないをなくす

社長依存、ワンマン状態、つまり、会社内に組織、仕組みがない状態というのは、 「社長しか知らない、社長しかわからない」という状態にあります。

社長しか知らない、社長しかわからないため、社長がフルに個人として稼働をしなければいけなくなります。何かが起こると社長しかわからないので、社長は全てのことに関与しなくてはいけません。社員もいちいち社長に確認したり、聞いたりしなくてはいけません。とても非効率な状態なのですが、社長としては自分が知っているから大丈夫とこの状態を続けてしまうと、どんどん人に教えることが億劫になっていき状況を悪化させます。

なぜならわかっている自分がやったほうがそのときは断然早く、ラクだからです。
ただ、社長がずっと教えること(見える化)をしないと、最初は社長しか知らないこと、社長しかわからないことが少しのことだったのがどんどん社長しか知らないことが増えて、拡がっていってしまうのです。

そして気が付いたときには、1から説明、教えること(見える化)が本当に壮大な話になってしまうので諦めてしまうということが起きます。

このような過程で社長依存、ワンマン化が加速されてしまい、組織化、仕組みづくりが遠のくわけです。

見える化というのは言語化して紙に落すこと

組織化、仕組みづくりのためには見える化が不可欠です。
見える化というのは「言語化して紙に落す」ということです。
社長しか知らないこと、社長しかわからないことをなくしていくことをします。

このときにポイントになることが、誰からみても、言語化し、紙に落した内容に齟齬が起きないということです。また、ずっと使えるようにする、改善できるようにするために、「紙に落す」ことが大切になります。

言語化した内容に齟齬が起きてしまう状態=内容が曖昧、抽象的だといけません。
その状態になってしまうと結局は、見える化ができていないのと同じです。なぜなら、社長に結局は質問がいってしまうので社長の稼働が生じてしまいます。
見える化することの最大の目的は、誰でもできるようにすることにあるのです。
そこから逆算をして、ただ言語化すればいいということではなく、目的を達成できるように このような部分にもこだわらなければいけません。

もちろんすぐに、いきなり完璧にということはできませんので、やりつつ、極力、齟齬が起きない状態、内容が明確、誰が見ても迷わないなどという状況を意識されてください。
1回見える化して終わりということではなく、見える化したものというのは、日々仕事をしている中でより一層よくするために改善をしていくことになります。この改善の中で、どんどん目的を達成できるようにしていけばよいです。

そのため、最初から完璧なものを目指すということ考えではなく、やりながら完璧なものにしていくということが大切です。

紙に落とすことがポイント

また、紙に落さないで、「言葉で伝える」ではいけません。
なぜなら、言葉はなくなってしまうからです。
そのとき聞いた人はよいですが、今度はその人に依存することになってしまいます。
また、人なので忘れてしまったり、解釈が変わってしまうこともあります。

そのため、第3者的に「言語化して、紙に落す」ことをするのです。
そのことによって、人に紐づかない形が出来上がります。

仕事は人に合わせるのではなく、人が仕事に合わせる

仕事の基本となるのですが、仕事は人に紐づけてはいけません。
仕事を客観的にして(見える化して)、仕事に人を紐づけることをしなくてはいけないのです。その際に見える化は必須です。見える化ができるようになると人に依存しないようになるのです。

人に仕事を紐づけるという発想を持ってしまうと、見える化と逆行してしまいますので 注意してくださいね。

社長の頭の中にすらないことも見える化しないといけない

ここまでは、「社長しか知らないこと、社長しかわからないこと」を見える化しましょうと書きました。実はもう1つというか、「社長しか知らないこと、社長しかわからないこと」以上に難しいものの、見える化を絶対にしないといけないものがあります。

その代表的なものが、この会社は何を目指していて、どのような時間軸、方法でそれを実現するのかということです。会社の未来をどのように考えていて、実現するための具体的な計画のことです。経営計画書とも言われます。

経営計画書の見える化=経営計画書を作成することが組織、仕組みづくりの基本、柱となるので作成が絶対に必要です。
経営計画書については詳しくはこちらもお読みください。

社長の仕事というのは「今」目の前で起きていることだけをすればいいということではありません。社長の仕事は会社を成長させること、会社の理念を実現することです。つまり未来を最も大切な時間軸として考えて、こういう未来を創るということを誰にでもわかるように見える化することが社長には求められているわけです。

徹底的な見える化というのは、まさに会社の経営計画書の作成~業務におけるルール、ノウハウ、手順など大小さまざまなことが対象になっていくのです。

どうやったら給与がいくら上がるのかも見える化しないといけない

もちろん仕事に直結する部分もそうですし、人に関する考え方なども見える化しなくてはいけません。その代表的なものが、人事評価の見える化です。人事評価というと少し難しく感じてしまうかもしれませんが、簡単に言えば、どうやったら、いくら給与が上がるのか、賞与が増えるのか?ということです。

社員の目線で考えていただければわかると思いますが、 「どうやったら給与が上がるかが見えていない状況」で頑張ることはできるでしょうか。

これはできないですよね。

この会社で頑張って働いて本当に評価されるのか、その評価は具体的にどうされるのか? が見えていない限り、頑張るという前提に立つことができないわけです。

小さな会社において、どうやったら、いくら給与が上がるのか?ということが明確に見える化されている会社は少ないと思います。

ただ頑張ってと言っても社員はもちろん頑張れません。 頑張るためには、ワクワクする未来、その具体的な実現方法、実現にあたって社員にしてほしいこと、そのしてほしいことができた場合の人事評価やこの会社で頑張れば成長できるというイメージが絶対に必要になるわけです。

見える化というのは、ただマニュアルをつくるということではないのです。
人を根源的に動かすためでもあるのです。
また社長自身が本来的に考えないといけないことを考えるきっかけや整理、明確にするためにもとても効果的なわけです。

つまり見える化を通じて、間違いなく会社が成長するのです。

その意味で徹底的に言語化をしなくてはいけません。ありとあらゆることを言語化すると思っておいてください。

「言語化して、紙に落す」これが経営計画書やマニュアルになっていく

見える化=言語化して、紙に落すというこの過程は言い変えると、経営計画書づくり、マニュアルづくりをしていることと同じでした。

なぜ経営計画書やマニュアルをつくる必要があるのか?というと、それは会社の目指していること、その実現の方法、個々の仕事におけるルール、やり方、手順などを客観的にすることで、誰でも同じ理解=目的の共有をし、仕事をしやすく、できるようにするためです。

人を動かすために根源的な理由である、未来へのワクワク、できるという具体的な方法、その間の評価などの重要性をお話しました。

小さな会社ほど人が少ないので、少ない人で大きな成果を目指さないといけません。
無駄なく、一致団結して1+1が2でなく、3,4になるようにしなくてはいけません。 その根底にあるのが「見える化」なのです。

社歴が長ければ長いほど、見える化をしてきていないと、やることはとても多くあるのですが、ここにはウルトラCはありません。地道に、我慢強く、優先順位の高い部分から「言語化して、紙に落す」をしていきましょう。

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著者プロフィール

伊藤 健太

伊藤 健太

1986年生まれ、横浜出身、慶應義塾大学法学部卒業。

23歳の時、病気をきっかけに、小学校親友4名、資本金5万円で株式会社ウェイビーを創業。

10年間で10,000人を超える経営者、起業家の「組織づくり」「売上アップ」に携わる。

社長がいなくても回る強い組織、仕組みをつくる「01組織クラウド

小さな会社、個人事業主のビジネス成長を実現する「01クラウド

の01シリーズを展開中。

2016年10月より、世界経済フォーラム(ダボス会議)の日本代表選抜
2018年9月より、徳島大学客員教授就任
2020年4月より、iU 情報経営イノベーション専門職大学客員教授就任

「行動の品質」「自分の力で稼ぐ力を身につける本」など著書7冊。
日経新聞、エコノミスト、NHKなどメディア掲載も多数。