再現性ある仕組みは、単純化、標準化、分業化がポイント

目次 [非表示]

中小企業の成長が止まる最大の原因は属人化、社長ワンマン化にあります。この状況を抜け出すためには、仕組み化をしていかなければいけません。この記事では、仕組みづくりのゴールである再現性を生み出すためのポイントになる、単純化、標準化、分業化についてそれぞれ具体的にご説明してまいります。

仕組みづくりは再現性を徹底的に志向する

中小企業が組織化、仕組み化をしていくためには、社長がやっていることをスーパーマンである社長だからできると思われていることを、単純にして、標準化して、分けていくことを通じて、再現性を生み出すことをしていきます。

仕組みをつくる目的は、誰であっても同じ結果を出せるようにすること＝再現性を生み出すということになります。

再現性がなければ、その仕組みは仕組みとは言いません。必ず仕組みのどこかに問題があるということになります。

再現性を生み出すための単純化、標準化、分業化

再現性を生み出すために、単純化、標準化、分業化という３つのポイントがあります。
社長やごく一部のスゴイ人しかできないことを、単純化、標準化、分業化の３つの切り口で誰でもできる、誰でも再現できるようにすることをするのです。

単純化とは

結果を出すためのやり方、方法として、もっと簡単、シンプルにできないか？ということを考えることです。やり方、方法が複雑だったり、工数が多ければ多いほど、難しくなり、再現性が遠のいてしまいます。そのため、やり方、方法は簡単、シンプルであればあるほど、結果が本当に出るのであればよいのです。そのため、やり方、方法を今よりももっと簡単、シンプルにできないか？を考えます。

標準化とは

あるべき、仕事の手順、やり方、方法を決めることによって、誰であっても同じ結果を出せるようにすることです。仕事が標準化されていないと、個々の社員がそれぞれの仕事の仕方＝我流で仕事をすることになります。結果として仕事の成果が人によって変わってしまって、安定しない、仕事の成果が高い人、低い人がいるという状況になり、属人化を生み出す原因となります。そのため、

属人化している仕事を標準化すること
標準化＝その仕事のマニュアル（手順、方法など）を作成する
マニュアルに基づいて仕事をするようにする

ということをしていきます。

分業化とは

複雑な仕事を単純化し、仕事自体を切り分けていきます。その切り分けられた仕事を標準化することで、誰でも同じようにできるような手順、方法を志向します。

この状態になったときに、1人の人がたくさんの違う仕事を行うのと、1つの仕事のみに千年していくのではどちらの方が効率的に結果を出すことができるでしょうか？
後者の方がほとんどの人にとっても効率的になるはずです。このように仕事を分けて、専念させることが分業化となります。分業化を進めることによって、各仕事の効率がどんどん上がっていきますし、各仕事の専門性が上がっていき、より一層その仕事自体の改善をしやすくなっていきます。

分業化を進めることによって、仕事自体がシンプルになっていくわけです。
結果として、全く分業化されていない（＝どんな仕事があるのかわからない状況で、仕事が人に紐づいてしまっているので、新しく入った人など、外から見ると仕事が全然わからない）と、新人社員などが入った際に、仕事を任せてやってもらうということができないわけです。これが分業化されていると、あまり知識などなくともできる仕事があったりするので（分業化の結果）まずはこの仕事をやってもらおうということが効率的にできるわけです。

中小企業が人を雇うと逆に忙しくなる問題の正体

中小企業が人を雇うとかえって忙しくなってしまうことが起きます。これは完全に仕組み化されていないことが原因です。

何の仕事をやってもらうのかが決まっておらず、いざこの仕事をやってもらおうとなっても、その仕事自体が属人的だったりする＝標準化、分業化されていません。

すると属人的になっている仕事を、忙しい人がマニュアルなどなく教えることをしないといけなくなります。教える人に余裕があればいいですが、余裕があることなんてないので、落ち着いて、ゆっくりと教えることもできず、結局、自分がやったほうが早いとなってしまう（＝教えることが手間だったり、すぐにできるようになるわけでないので、ミスなどが起きて仕事がより増えたりということをしてしまうのです。）のです。

この状況は完全に負の循環で、中小企業ほど早く抜け出さないといけないのですが、中小企業ほど抜け出せないのです。

ここは経営者が絶対にやりきるんだという覚悟が不可欠になります。

仕組み化というのは短期的に言うと負担が増えることになります。今の属人的なやり方でやったほうが慣れているので楽だからです。ルールをそもそも変えることになったり、仕組みができ、できるようになるまでは様々うまくいかないことや手間が増えるのです。

マニュアル＝仕組みづくりは人が使うということがポイント

標準化のためのマニュアルづくり＝仕組みづくりのポイントとして、このようにしなければいけないという手順、やり方があるのは当たり前なのですが、合わせて、なぜそのようにしなければいけないのか、なぜそのような手順、やり方にいきついたのか？という理由や背景もあるととても社員は納得感を持つことができ、理解を深めることがしやすくなります。

マニュアルというととても無機質なものに感じられますが、マニュアルという仕組みを主としつつも、その仕組み、マニュアルを実際に使うのは人だということを考えて、マニュアル＝仕組みをつくっていくことがとても大切になります。

人の感情に配慮をしなければ、その仕事というのは機械がやればよいとなってしまいます。
人を機械のように考え、扱うということも、割り切り、1つの考えかもしれませんが、機械のように扱われた人というのは自立、自走型の社員として、成長すること、大きな成果を生み出す社員になるでしょうか？仕組みを大切にしつつ、その上に乗っかる人の感情において絶対に外してはいけない部分を押さえるべきです。