クラウド会計ソフトのメリットとデメリットを理解して導入を検討しよう

近年ではクラウド会計ソフトのサービスが増加しており、新しく会社を設立して起業しようと考えている方の中にも会計ソフトは既存のソフトではなくクラウド会計ソフトを利用しようと考えている方が多いのではないでしょうか。

今回はクラウド会計ソフトのメリットとデメリットを見ていくことで実際にあなたの会社で導入するべきかどうかの参考にしていただければと思います。

クラウド会計ソフトのメリット

会計ソフトは今や会社の経理業務において無くてはならない存在ですが、最近ではパソコンにインストールするタイプでは無く、サービスを提供している会社に使用料を払う形でインターネットに接続して利用するクラウドタイプの会計ソフトが重宝されています。

こうしたクラウド会計ソフトは従来のソフトでは実現出来なかったメリットがあります。

クラウドタイプのソフトはインストール不要でいつでもどこでも使用可能

従来のインストール型の会計ソフトは多くの場合、バージョンアップの度にライセンス料を支払って再度インストールするという手間が発生してしまいますが、クラウド会計ソフトの場合は常に最新のソフトが使える上にいちいちインストールする手間もありません。

インターネット接続さえしていればクラウド上にある会計ソフトが使えるという事は、仮に会社のパソコンを買い換えた場合でも、インターネット接続環境さえ整っていれば、問題なく使い続ける事が出来る事を意味します。そうなると、突然の会社事務所の引っ越しや最新のパソコンへの切り替えの際のデータ移行などにも素早く対応が可能ですしコストも削減できることに繋がります。

もちろん、クラウド上に会計ソフトがあれば主張先や外出先でもインターネット環境があれば使えるので、パソコンはもちろんですが、各種専用のスマートフォンアプリを使えばスマートフォンからでも会計ソフトを利用することが出来るので非常に便利だと言えるでしょう。

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使用する場合には常に最新バージョンが使用可能

常に最新のバージョンが再インストールなしに使えるというのは、急な法改正に対しても迅速に対応する事が出来る事を意味しており、改正前の法解釈を適用したまま会計処理をしてしまうというミスも未然に防止する事に役立ちます。

一般的に会計ソフトで銀行口座やクレジットカードの情報を入力する作業は、その都度間違いが無いように慎重に入力せねばならずかなりの労力を必要とします。しかし、クラウド会計ソフトの場合はネットバンキングやカード会社のデータと自動的に連携するように設定する事が可能なので、入出金や利用履歴等については自動的に会計ソフトに反映され、いままで入力していた手間が丸ごと省けます。

これに加えて、請求書と連携して売掛金を立てたり、仕訳がスムーズになる補助機能も多く搭載されているので、会計業務の負担も軽減出来ます。

このような補助機能が多く搭載されているので、会計ソフトについてほとんど学んだ事が無い人や実務経験が乏しい人でも、理解しやすいようになっています。もちろん全く知識無しという訳にはいかないかも知れませんが、会計業務に対する敷居が下がったのは確かでしょう。

会計業務において大きな手間となるのが、レポートの作成です。多くの場合税理士さんの書類待ちという事が多いですが、クラウド型の会計ソフトの場合は入力した数字を元にすぐにレポートを作成する事が出来るので、リアルタイムで経営状況を把握し、きめ細やかな経営判断を迅速に行えます。

こうして作成されたレポートはクラウド上にあれば、すぐに共有する事が可能で支社から本社へ売上データを送信してそれに対して素早く経営判断を行うという事も可能になり、経営判断のスピードが格段にアップします。

個人事業主とってこのようなレポート作成機能は重宝しますが、さらに嬉しいのは貸借対照表・損益計算書などの決算書類の作成や確定申告書類作成を補助する機能が付いているという点です。

個人事業主の人は全ての人が会計業務に慣れている訳では無く、なかなか一人でこれらの書類を作るのはかなりの手間を必要とします。そうした意味でも、各種書類の作成を補助する機能が付いているというは大きいでしょう。

いままでのパソコンにその都度インストールする会計ソフトの場合、パソコンに何らかのトラブルが発生した場合に備えてUSBメモリなどでバックアップを取っておく必要があり、この手間とUSBメモリなどの記憶媒体の管理という手間も発生してしまいます。

一方クラウド会計ソフトであれば、ソフト自体はインターネット上に存在するので、いちいちバックアップを取る必要も無ければ、記憶媒体の管理も不要です。