ＫＰＩマネジメントで会社業績を高速でアップさせる方法

会社業績を高速でアップさせるためには、日々のＰＤＣＡサイクルが欠かせません。会社は日々どこに向かっているのか？といえば、経営理念目がけているわけですが、経営理念を日々の数字に落とし込むとどのようになるのか？

ここでは、ＫＰＩマネジメントという考え方をご紹介します。

ＫＰＩマネジメントとは

ＫＰＩという言葉を聞いたことはありますか？ＫＰＩとは、Key Performance Indicatorの略称です。日本語では「重要業績評価指標」と訳されるものです。ＫＰＩを活用してマネジメントを行うことを、ＫＰＩマネジメントと言います。

ＫＰＩマネジメントというのは、会社の最も重要な目標を達成することを目指して、日々何をするべきか、どこまでできていれば目標は達成されるのか、やるべきことに修正が必要なのかどうかという改善などがとてもわかりやすく見える化できるマネジメントのことです。

ＫＰＩマネジメントを理解するためには、ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩ、ＰＤＣＡなどの英語が出てくるので、難しいという印象を持つかもしれませんが、全然難しくはありませんのでご安心ください。

ＫＰＩマネジメントは、とても論理的に会社の目標達成を実現するための方法論で、ＫＰＩマネジメントの発想というのは、言葉は知らずとも、大小の会社が既に実践していることだったりします。会社の目標、行動などの整理にとても使えるマネジメント方法ですので、是非ここで理解をして、実践できるようにしましょう。

ＫＰＩマネジメントを理解しよう

会社、組織は共通の目標を持っています。ＫＰＩマネジメントを正しく理解するためには、まず、そもそも会社、組織、チームというものを正しく理解する必要があります。

会社、組織、チームというのはわかりやすくいえば、共通の目的・目標を持っている存在です。共通の目的・目標を目指しており、共通の目的・目標を達成するために人が集まっています。そのため、会社、組織、チームを率いる人は、共通の目的・目標をしっかりと集まっている人に理解をしてもらい、達成するためにどうしたらいいのか？という風に考えることになります。

共通の目的としては、会社で言えば、経営理念がそれにあたります。会社がそもそも何故存在しているのか？という目的そのものです。経営理念を達成するために、どんどん具体化したものとして、戦略＝大きな方向性があり、戦略に基づいて、当年度の売上計画などの具体的な目標が出てきます。この目標をしっかりと達成するために、ＫＰＩマネジメントという方法が出てきます。

ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩ、ＰＤＣＡの関係性

ここでは、より一層、ＫＰＩマネジメントを理解していただくために、ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩ、ＰＤＣＡという概念も合わせてご紹介いたします。

ＫＧＩとは

会社が目指している最終的な数字目標のことをＫＧＩと言います。KGI(Key Goal Indicatorの略)は日本語では重要目標達成指標と呼ばれており、企業が目指す最終的な定量目標(＝数値目標)を意味しています。

たとえば、会社の場合には、当年度の売上目標数字などがＫＧＩになります。しかし、ＫＧＩというのはあくまでも最終的な定量目標(＝数値目標)になりますので、言ってしまえばただの結果に過ぎません。ＫＧＩというのが売上目標の場合、1年間の最終日においてその数字が達成できていたかどうかの目標数字になるわけです。

会社は、ＫＧＩだけ設定すればそれでよいか？というと、ＫＧＩを設定するだけで、確実にその目標が達成されるのであればよいのですが、確実かどうかというのはただ売上目標を決めただけでは難しいですよね。実際にどういう作戦に基づいて、何をすれば、ＫＧＩは達成されるのか？を決めていかないと目標達成はされないわけです。

つまり、ＫＧＩを達成するために様々な作戦やその作戦の進捗をしっかりと追いかけていくこととなります。

ＫＳＦとは

そこでＫＳＦという考え方が出てきます。KSFとは、Key Success Factorの略。主要成功要因。事業を成功させるための必要条件のことです。ＫＧＩを達成するためにどんな作戦でやりますか？という作戦だと思ってください。

たとえば、会社売上目標がＫＧＩとすると、その達成のために、「ＳＮＳを活用して新しいユーザーを獲得しよう」「紹介を徹底的に増やす取り組みをしよう」などといったアイデアを考えたとします。

このアイデアの中で、「紹介を徹底的に増やす取り組みをしよう」ということが最も重要な作戦だとなれば、「紹介を徹底的に増やす取り組みをしよう」がＫＳＦとなります。ＫＳＦとはＫＧＩを達成するための重要な作戦だと思ってください。ＫＳＦというのはあくまでもこの時点における1番良さそうな作戦ですので、実際にやっていく中でＫＳＦが変わることがあります。

ＫＰＩとは

ただ、ＫＳＦ＝作戦を決めただけでは、「実際に何を、いつまでに、どの程度したらいいのか」「どこまでできれば成功なのか」ということを決めておかないと、良かった、良くなかった、できた、できなかった、何をどのように改善すればよいのかというＰＤＣＡサイクルを回すことができません。

そのため、ＫＳＦ＝作戦をしっかりと数字に落とし込んでいく必要があるわけです。ＫＳＦをより具体的に数字目標に変えたものがＫＰＩだと思ってください。ＫＰＩはここでようやく出てきます。

つまり、ＫＰＩというのは、ＫＧＩである会社売上を達成するためＫＳＦ＝作戦を数字にしたものであって、ＫＰＩが順調に達成されている＝作戦が順調に進んでいるということで、ＫＧＩもうまく達成されるという、進捗などを見るための先行的な数字でもあります。

ＫＰＩの実際例

ＫＰＩはどのようなものになるのかということをみていきましょう。

「お客さんに紹介をしてもらう」ためには何をしたらいいか？を考えていきます。

100人の既存のお客さんに会って、紹介してほしいとお願いすれば100人中10人はお客さんを紹介してくれるとした経験則から、仮説を立てたとします。つまり「お客さんに会って紹介を依頼する」「10人に1人は紹介してくれる」という数字が出てくるわけです。

紹介を増やす作戦において、商品単価10万円の商品Ａで、売上1,000万円を達成しようとした場合には、100人のお客さんが必要になります。100人のお客さんを獲得するためには、既存のお客さん10人に会って紹介を依頼すれば1人紹介してくれるので（あくまで仮説）、1,000人の既存のお客さんに会えば100人のお客さんを紹介してもらえてＫＧＩを達成できるということになるわけです。

そのため、ＫＰＩとしては、「1,000人の既存のお客さんに会って紹介を依頼」「紹介率10％」という数字になります。「1,000人の既存のお客さんに会って紹介を依頼」を具体的な行動に分解をして、落とし込んでいくこともできます。つまりＫＰＩをより細分化して、具体化していくということです。

1,000人の既存のお客さんにお会いするためには、アポの打診をしなければいけず、1,000人にアポの打診をしても、100％アポが取れるわけではないので、アポ確率が2割とすると、5,000人にアポの打診をしなければいけないという感じです。

ここまでお読みいただくと、気がつかれたと思いますが、ＫＰＩマネジメントにおいては「仮説」の精度がとても肝になります。仮説というのは、あくまでも仮説ですので仮説通りうまくいくかはやってみなければわからないのが実際なのです。

ＰＤＣＡサイクルとは

そのため、ＰＤＣＡサイクルがとても重要な意味を持ってくれるのです。ＰＤＣＡサイクルというのは、ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩがそれぞれしっかりと進捗や意味をなしているか、チェックをして、改善していくことになるわけです。特に見るべきポイントとしては、ＫＰＩがしっかりと日々達成されているか、ＫＰＩに対してのＫＧＩの進捗は仮説通りかということを突き合わせしていくわけです。

ＫＰＩマネジメントの運用における難しさ

ＫＧＩは基本的に変更はありませんし、しません。ＫＳＦは実際の進捗や状況に応じて変更や追加をしていくものです。ＫＳＦが変更されると、ＫＰＩも変わります。

ＫＳＦが変更されなくても、ＫＰＩは変わる可能性があります。これは仮説が厳しすぎた場合や、仮説が甘すぎた場合に、ＫＳＦは悪くないんだけどという場合にありえます。ＫＳＦ、ＫＰＩは、ＫＧＩに対してどういう結果となっているか？という目線で良い、悪いを判断することになります。

ＫＳＦ、ＫＰＩが達成されていたとしても、ＫＧＩが達成されていなければ何の意味もないからです。ここがＫＰＩマネジメントの難しいところかもしれません。ＫＰＩのみ達成できていればそれで良いですよということであれば、ＫＰＩだけ見ていればよいのですが、ＫＰＩはあくまでも、ＫＧＩ達成のためにあるものなので、ＫＧＩの状況によってＫＰＩを変えていかなければならないので、全体を見渡しつつ、状況に応じて、臨機応変に変えていくことが求められるのです。

ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩマネジメントの実際の事例

ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩについてご紹介しましたが、より理解を深めていただくために、実際の会社におけるＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩの設定やマネジメントの仕方というものをご紹介します。

１、多くの会社においては、経営者が基本的にＫＧＩを設定しています。
ここでは会社売上をＫＧＩと考えてみます。ＫＧＩ＝会社売上＝年間3,000万円とします。

２、会社売上を分解していきます。
たとえば、ここでは商品別の売上に分解したとしましょう。商品別売上目標に分解をして、かつ担当者を決めます。

たとえば、商品が2つでＡ、Ｂがあります。
商品Ａ　1,000万円/年目標売上
商品Ｂ　2,000万円/年目標売上

Ａ→北見が担当
Ｂ→林が担当
ということにします。
※北見は管理職などで、商品Ａ　1,000万円/年目標売上が北見（チーム）のＫＧＩとなります。

３、北見は商品Ａ　1,000万円/年の目標売上が自ら（チーム）のＫＧＩとなり、ＫＧＩ達成のためにチームメンバーに予算の分配やＫＳＦ、ＫＰＩの作成をすることになります。
北見には部下（塩野・山下）がいるとします。北見チームのＫＧＩを北見チームメンバーに分配します。
北見チームＫＧＩ：1,000万円
北見ＫＧＩ：500万円
塩野ＫＧＩ：300万円
山下ＫＧＩ：200万円

４、北見は、北見ＫＧＩ＝チームＫＧＩ達成のために、ＫＳＦ（作戦）を設定します。
ＫＳＦに基づいてＫＰＩを設定することになります
ＫＳＦとしては、「既存のお客さんにお客さんを紹介してもらうこと」にしました。

５、北見は、ＫＳＦからＫＰＩを考えます。
商品Ａは単価10万円とします。

「お客さんに紹介をしてもらう」ためには何をしたらいいか？を考えていきます。100人の既存のお客さんに会うことができれば10人はお客さんを紹介してくれるとした経験則から、仮説を立てたとします。

すると、ＫＧＩ：商品Ａ　1,000万円＝商品Ａ単価10万円×お客さん100人となり、お客さん100人＝既存のお客さん1,000人に会う×10%の確率で紹介となります。そのため、「既存のお客さん1,000人」「紹介率10％」という数字が出てきます。

「既存のお客さん1,000人」をさらに分解をして、お会いするためにはアポ取りが必要になるおでアポ依頼をしなければなりません。アポ確率を20％とすると、5,000人にアポ依頼をしなければいけないということです。この5,000人にアポ依頼をする/年ができれば、20％のアポ率、そこからの10％の紹介率が仮説通りであればＫＧＩは達成されるわけです。

5,000人にアポ依頼をすることを北見チームのＫＰＩとした場合、予算に応じて、
北見チームＫＧＩ：1,000万円
北見ＫＧＩ：500万円→2,500人アポ依頼
塩野ＫＧＩ：300万円→1,500人アポ依頼
山下ＫＧＩ：200万円→1,000人アポ依頼
などと落とし込みをします。

北見でいえば、2,500人アポ依頼/年ですので、1か月あたり、約208人アポ依頼、1日あたり（1か月稼働日数20日とした場合）約10人にアポ依頼をするということになります。これがＫＰＩとなります。

会社や組織におけるＫＰＩの2つの決め方

会社や組織におけるＫＰＩの決め方にはわかりやすく2つの方法があります。

トップダウンでＫＰＩを決める

トップダウンでの決め方というのは、上司が決めて、部下にＫＰＩが勝手に落ちてくるという方法です。上司はさらに上司が決めたＫＰＩが勝手に落ちてくるということです。トップダウンでＫＰＩを決める方法は、経営者がＫＰＩなどを決めますので、全社の目指している目標などととてもリンクしやすいメリットがあります。デメリットとして、ＫＰＩなどの数字自体に実際に動く人の納得感がないことなどが生じます。

ボトムアップでＫＰＩを決める

トップダウンの反対で、部下自ら自身のＫＰＩなどを決めていくという方法です。部下自ら決めたＫＰＩなどを上司が承認していくという方法です。

メリットは、自ら立てたＫＰＩですので納得感があります。デメリットとして、とても保守的なＫＰＩが出てくることが多くあります。

どちらもメリット・デメリットがありますので、会社や組織の状況に応じて使い分けたり、それぞれのよいところをバランス取って実際は使うというこことがよいと思います。

ＫＰＩマネジメントの運用ルールのポイント

全社員に必ずＫＧＩ、ＫＰＩを設定する

部署や役割に応じてＫＧＩ、ＫＰＩなどの設定がしにくい人も出てきてしまいますが、ＫＧＩ、ＫＰＩというのは全社で達成するためのもので、あの人はＫＧＩ、ＫＰＩあるけど、この人はないという状況はよくありませんので、必ず全社員にＫＧＩ、ＫＰＩがある状態にしましょう。

ＫＰＩは1日単位まで分解する

ＫＰＩの分解単位は明確にできた・できないがわかる単位、1日単位での数字に落とし込みましょう。分解が甘いと行動、進捗も甘くなりがちです。日報部分では必ずこの1日単位でのＫＰＩができたかできなかったかを振り返るようにしましょう。とても効果的に進捗管理ができるようになります。

ＫＳＦ、ＫＰＩ変更はＰＤＣＡサイクルの中では当たり前

ＫＧＩ変更は基本なしですが、ＫＦＳ、ＫＰＩ変更は頻度よくありえます。ＰＤＣＡサイクルが回れば回るほど、実際の状況がクリアになります。ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩは仮説であるわけなので、実際とのかい離がもちろん起きてきます。実際とのかい離を改善などしないで放置してしまっては全く意味がありませんので、ＰＤＣＡサイクルの中で、状況に合わせて、ＫＳＦ、ＫＰＩの変更もしていきましょう。

ＫＰＩマネジメントは運用が肝

ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩの設定で満足してしまう会社や組織がとても多くあります。ＫＰＩマネジメントは、実際の日々の運用がとても肝になります。日々の運用に力をかけるようにしてください。ＫＧＩ、ＫＳＦ、ＫＰＩの設定＝目標を決めただけでは目標は達成されませんので行動あるのみです。

ＫＰＩ達成ではＫＧＩ達成できない可能性も

ＫＰＩマネジメントは1つの方法論に過ぎません。本文でも書きましたが、ＫＰＩ達成＝ＫＧＩ達成ではありません。最も大切なことはＫＧＩの達成になります。ＫＰＩが未達でできていなくてもＫＧＩが達成されればそれは良かったねという話なのです。そのため、ＫＰＩにこだわりすぎて、ＫＧＩが未達でしたということにならないようにしましょう。