経営者のためのマネジメント講座　報告の受け方、指示の出し方

これまでのStepメールでご紹介してきましたが、経営者から何かを働きかけると社員は受け身になりがちです。
よって報告も、経営者から聞き出すことが多いと社員が自主的に、報告をすることをしなくなります。
まずは社員に対して、事前に報告とは何かという教育を行っておきます。

報告とは、部下から上司へするものです。
上司から依頼された、仕事の経過や結果を伝えることです。
このことを、社員が理解していなければ部下から報告が来ません。

経営者として、報告はどういうことかをしっかりと教育し、定着できるように指導をします。
ここで、経営者として、言葉だけで報告をする口頭報告なのか書面で報告をする、日報（日次報告書）や、到達点を決めて、行動の経過とともに報告する、アクションプランを用いるかなど報告の手法も指示をします。

社員へ報告を行わせるには、このような、取り決めをしておくことが前提です。

取り決めが無い状態で「仕事については報告してね。」と言う言葉だけだと、社員が今まで経験してきたそれぞれの報告の仕方をイメージするでしょう。
社員が考えた報告の仕方が、必ずしも経営者の望む、報告の仕方になるとは限らないのです。

小さい会社の場合、経営者が会社を留守にすることやお客様対応で、自席にいないことが多いでしょう。
いつもいつも、社員の言動を見守っていられるわけではありません。
それゆえ、依頼した仕事はどこまで進んだのか、何か課題に感じていることは無いか、課題が生じたら、どのように改善したのかなど、日報やアクションプランで社員の状況を確認する必要があります。

これも、事前に記入する内容を記入の仕方を詳しく書かせます。
この社員が書いたことに対して経営者が考えていることと異なること、行動として別の事をして欲しいと思ったことについて、指導を行い修正します。

この時も、社員がなぜ報告をしてきたような行動を行ったのか、
なぜ、課題が改善出来ていないのか、
社員から状況や背景を聞いたうえで、アドバイスを行いましょう。

小さな会社は経営者が忙しいことを社員が身近でよく見ています。
それゆえ報告したいことがあったり話したいことがあっても「また今度にしよう」と報告を先延ばしにしてしまう傾向があります。

この様な事があると、トラブルの発覚が遅くなり会社に取っては、重大な影響を及ぼすような事になりかねません。

話し難い環境であれば、出来るだけ書面を使った報告のさせ方を考えましょう。
社員に報告をさせたのであれば、どんなに忙しくても経営者は目を通し、何かしらメッセージを入れて、指示を書きましょう。

このことを怠ってしまうと、「報告したって、社長は読まないからな…」と考えるようになり社員は報告をしなくなります。
社員から報告を受け、経営者が指示を出すことも社員との相互理解を深めることです。
社員へ報告の仕方や報告の方法について、教育を行い定着できるように指導をしないと社員からは報告が来ないことを、知っておきましょう。

あなたの会社は、報告のさせ方について、教育と指導は行えていますか？