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経営者のためのマネジメント講座  ミーティングの仕方

ミーティングは、経営者と社員の意志の疎通を図り、情報を共有するための重要な時間です。

社内では、圧倒的に仕事やお客様に対する情報を持っているのは経営者でしょう。この情報豊富な経営者が、ミーティングをリードすると社員は受け身にしかなりません。

経営者の話は、社員にはない情報ばかり。

経営者の話で情報を収集ができると考えてしまうと社員自ら考えることや、情報を収集することを止めてしまいます。

経営者がミーティングをリードするよりも、社員がミーティングをリードすることで、3つの効果が得られます。

1.社員の状況が把握しやすい
仕事がどうなっているのか、なぜ進んでいないかの課題点が見つけやすくなります。

2.経営者がアドバイスをしやすくなる
社員の状況が分かれば、そこで生じている課題に対して、経営者からアドバイスがしやすくなります。
それにより、社員は行動に移しやすくなります。

3.社員が意見やアイディアを出しやすい
経営者がミーティングをリードしてしまうと社員は経営者の発言を待ち、自ら言葉を発することを控えてしまいます。
このような状況では、社員が考えている様々なアイディアが得にくいです。

小さな会社であれば、社員の意見からビジネスチャンスに繋がることがあります。
社員が発言しやすくするにも、ミーティングは社員に運営させます。
しかし、ミーティングも慣れや経験によって、運営に差が出ます。
やみくもに社員へ任せても、効率の良いミーティングが出来るとは限りません。

そこで、ミーティングを行う前には必ず、agenda(アジェンダ)を作成します。

agenda(アジェンダ)は、ミーディングで検討すべき、議題や課題の一覧です。

例えば

〇月〇日(〇)10:00~11:00
業務進捗ミーディング

agenda
・今月の売り上げ目標と各自の作業状況について
・Aさんの作業進捗
・Bさんの作業進捗
・課題と改善策について
・進行役 Aさん

というような内容を、ミーティングの3日前までには参加する全員へメールなどで送り周知します。

Agendaは経営者と進行役で内容を決めます。

参加者全員が、予め話し合う内容が分かっておくことで準備することや、話の内容の整理ができ短時間で効率の良いミーティングが行えます。

この時、経営者はどのような意見が出ても社員の意見は受け止めて聞きましょう。

その後、気になる点があれば質問をして状況を把握しその上でアドバイスなどを行います。

経営者として方針の説明や、理念、Vision、Missionを説明するときは、ミーティングの最後に行い
会社の存在意義や、目指すことなどを社員に伝えることもミーティングの場では重要な事です。

ミーティングは、経営者と社員の相互理解を深める場です。

先ずは、agendaを使い、社員にミーティングをリードさせ社員の状況を把握します。

その後アドバイスや、経営者の思いを伝える。このような進め方を、行ってみてはいかがでしょうか。
 

 

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著者プロフィール

権堂 千栄実

権堂 千栄実

中小企業サポートネットワーク(略称スモールサン)キャリア構築プロデューサー

1964年4月 宮城県石巻市生まれ 高校を卒業後、事務職から数回の転職後

1989年7月 日本ソフトバンク(現ソフトバンク株式会社)入社 営業事務で勤務

1993年10月 日本ソフトバンク退社後 OAインストラクターとして活動

1998年10月 結婚を機に福岡へ転居 翌年 長女 出産

2000年1月 派遣スタッフとしてOAインストラクターの仕事復帰

2003年3月 J-PHONE⇒Vodafone⇒SoftBankMobileのブランド移行時の研修プロジェクトに参加。本部研修開発チームのメンバーとして、研修カリキュラムの開発、資格試験の構築、評価試験の運営を5年間担当。

2008年2月 株式会社Campanula 設立
人材開発コンサルタントとして活動開始

社会人でも仕事の中で「初めて」なことがあります。
その「初めて」のことを「自分で出来る」ように、経験の積み重ねるには設計が必要です。

人の「初めて」を出来るように設計することは、事業計画と並列で考え取り組んで行くことです。その人の育成と活用を経営戦略としてご提案します。