初心者でもわかる！年末調整の内容と手順を解説

はじめて年末調整を行う担当者の方向けに「年末調整とはどのようなものか」「対象となるのはだれか」「具体的には何をしなければならないか」などのポイントをまとめてみました。ぜひ、参考にしてみてください。

1　年末調整の概要

年末調整とは、1年間の給与総額に対して納めるべき所得税額を算定し、毎月の給料や賞与などの支払の際に源泉徴収した税額との過不足額を求め、その過不足額を徴収又は還付することで精算する手続です。

これにより、一般的なサラリーマンは確定申告を行うことなく、1年間の所得税額の算定と納付が完結します。

1-1　年末調整の対象になる人とならない人

年末調整は、原則として勤務先に扶養控除等申告書を提出している人全員に対して行うものです。役員やアルバイトはもちろんのこと、年の中途で死亡した人、海外へ転勤となった人についても、その時点で年末調整を行う必要があります。

• 年末調整の対象となる人

一方、「給与の収入金額が2,000万円を超える人」や「2ヵ所以上から給与の支払いを受けており、扶養控除申告書を他の勤務先に提出している人」については、年末調整を行うことができません。

なお、年末調整を行った人であっても、マイホームを売却した際の特例や一般口座での株式の譲渡益等がある人については、別途確定申告を行う必要があります。

1-2　年末調整と確定申告の違い

サラリーマンの年末調整は、勤務先が本人に代わって1年間の給与（所得）にかかる所得税額を算定します。一方、確定申告は、本人が自ら1年間の所得にかかる所得税額を算定するという違いがあります。

なお、給与以外の利子や配当金の収入があったとしても、それが源泉分離課税の対象であれば、改めて確定申告をする必要はありません。

2　年末調整の準備をする

年末調整は待っていても始まりません。まずは、会社側で必要な書類を必要になる時期までに準備してもらう必要があります。ここでは年末調整の日程と必要書類の内容を確認していきましょう。

2-1　年末調整のスケジュールを確認

会社の規模や給与支給日によって多少前後しますが、一般的な年末調整の日程は以下のとおりです。法定調書の提出まで含めると年末年始の忙しい時期に作業を行わなければならないため、十分な事前準備が必要です。

・年末調整の日程

※申告書の内容は2-2必要書類の収集と各種控除額で確認していきます。なお、このときにマイナンバーの収集も行います。

12月と1月は税務関係の事務作業が多くなります。また、6月と7月には労働保険の年度更新、住民税の特別徴収額改定、健康保険・厚生年金保険の算定基礎となる標準報酬月額の改定が行われるため、これらの月に給与計算事務が集中するため、年間のスケジュールを把握し、慌てないように準備しておきましょう。

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3　具体的な年末調整作業

年末調整は、毎月の給与台帳や収集した必要書類から必要金額を転記し、「源泉徴収簿」を作成する作業です。その手順を詳細に見ていきましょう。

3-1　各種控除額の確認

まずは収集した申告書に基づいて各種の控除額を確定させることから始めます。

　3-1-1　扶養控除等申告書の受理と内容の確認

扶養控除申告書が提出されていることを確認する必要があります。扶養控除申告書は、原則として、最初の給与支払時までに提出してもらう書類ですが、翌年あらためて提出してもらうのは煩雑となってしまいます。

そのため、実務的には、年末調整の書類と一緒に翌年の申告書も配布・回収してしまいますが、住所や扶養親族数の変更があった場合には、本人に訂正してもらいます。

なお、扶養親族に該当しないなど申告額に誤りがあった場合には、税務署から是正されることがあります。この場合、従業員から追加徴収できれば良いのですが、離職して回収できない場合や不納付加算税が課される場合もあります。

また、健康保険の被扶養者の範囲と税法上の扶養親族の範囲は若干異なるため、健康保険においては被扶養者であっても、税法上の扶養親族ではないこともありますし、その逆もあり得ます。

扶養控除等申告書が提出されていることが確認出来たら、源泉徴収簿の右上の「扶養控除等の申告」欄にチェックをつけ、該当する控除項目の控除金額を源泉徴収簿に記載します。

　3-1-2　配偶者特別控除申告書の受理と内容の確認

年末調整のさいに控除する配偶者特別控除は生計を一にする配偶者の所得金額に応じて控除金額が異なりますので、従業員が申告してきた配偶者の見積所得金額に基づいて算定することとなります。見積額により調整することになりますが、実際の所得と異なっている場合には税務署から是正されることがあります。

なお、この見積額の中には、不動産やFXなどの副業による所得も加味する必要がありますし、従業員本人の所得も関係してきます。また、配偶者が青色事業専従者や白色事業専従者として給与を受けていないことも要件となります。

配偶者特別控除申告書の内容を確認したあとは、源泉徴収簿の右下の「配偶者の合計所得金額」欄に申告書された合計所得金額を転記し、所得金額に応じた配偶者特別控除の金額を源泉徴収簿に記載することになります。

　3-1-3　保険料控除申告書の受理と内容の確認

保険料控除申告書では生命保険料控除や地震保険料控除などの控除を行います。控除額については、限度額が決まっています。基本的には、申告された金額をそのまま利用することになるのですが、計算が誤っていることがあるため、金額のチェックは必要になります。

なお、控除証明書のはがきは10月ころに届きますが、その時点では、12月末までに支払う金額が反映されていないため、見込み額として記載されている金額で利用することとなります。

保険料控除申告書の内容を確認したあとは、源泉徴収簿の右側中央の「社会保険料控除の控除額」「生命保険料の控除額」「地震保険料の控除額」に申告された保険料等を記載します。なお、旧長期損害保険料や小規模企業共済等の掛金がある場合には、右側のカッコ書きにも該当金額を記載します。

　3-1-4　住宅借入金等特別控除申告書の受理と内容の確認

住宅借入金等特別控除については、年末調整により控除を行うことができます。

ただし、最初に住宅借入金等特別控除を受けようとする年分については、確定申告を行う必要があり、翌年以降は年末調整により控除を受ける旨を記載することで、2年目以降の控除を年末調整により行うことができるようになります。

控除を受けるための要件については、確定申告のさいに確認を受けることになりますが、繰上返済をした場合など、確定申告後に控除の要件を満たさなくなった場合については、注意が必要となります。

住宅借入金等控除申告書や保険料控除申告書は、基本的には従業員の方に記載してもらうものですが、限度額の計算等を間違える可能性もあるため、金額のチェックが必要となります。

住宅借入金等特別控除申告書の内容を確認したあとは、源泉徴収簿の右下の「住宅借入金等特別控除額」欄に申告書された特別控除額を記載します。