起業家がオフィスを選択する際に確認したいポイントまとめ

概要

円滑な業務の遂行の為には、オフィスの選択は必ず必要になるでしょう。しかし、一言でオフィスと言っても実に様々な形態があり、それぞれのメリットやデメリットをよく比較・検討する必要があります。

では、オフィスを選択する際の確認したいポイントを見ていきましょう。

オフィスの形態の違い

ここでは、オフィスの形態の違いについて見ていきます。オフィスとして選択する場所によって、特徴から初期投資に至るまで、様々な違いがあることをチェックしていきましょう。

1.自宅

自宅をオフィスとして利用することが可能です。この場合、賃貸アパートやマンション、戸建てなど建物の種類は特に関係ありません。

もちろん、登記をする場合であれば、賃貸であれば登記をしにくいものもあるため、登記を行う場合には注意しましょう。また、経費の計算を行う場合、家賃や光熱費なども経費として計算できるものの、具体的な割合は場合によって異なります。そのため、経費を気にする場合は、税理士などに相談を行っておくと失敗はないでしょう。

加えて言えば、自宅の場合、事業を行う前から保有していれば、ネットワークや PC など電子機器、プリンターなどの複合機も事業に必要なものと考えられる為、コストの削減が可能と言えます。

2.賃貸オフィス・マンション

起業の為に、賃貸マンションなどを借りる場合は、通信設備や机と言ったオフィスに必要な機器を全て新たにそろえる必要があります。また、部屋を借りる際には、初期費用が必要であり、契約する不動産業者によって異なるものの、初期コストとしては高額となりがちです。

例えば、東京都内の主要部の家賃相場見てみると、2LDKでも10万円から25万円と開きがあり、4DK以上となる家賃のみで50万円以上月々で支払うケースも少なくありません。また、賃貸マンションにおける初期費用は、不動産会社で異なるものの、敷金・礼金で最大2ヶ月ずつという条件もあります。つまり、部屋の入居に必要な費用のみで数百万単位のコストがかかることになる点には、注意しましょう。

貸オフィスの場合、会社としての登記も自由であり、借りたスペースを自由にカスタマイズすることが可能です。また、自宅や賃貸マンションなどと比較しても会社としての信用度があり、借りる場所によってはそれだけで会社のステータスとなることも少なくありません。

また、初期費用に関しては、保証金として数千万円から数億となることもあり、初期費用としては数あるオフィスの中でも最も高額となると言えるでしょう。借りたいオフィスの大きさが大きくなるほど、保証金の金額は上昇することになり、通信設備についても初期費用だけでなく月額の通信費も数万円単位となっているケースが多くあります。

敷金は、原状回復に使用される費用です。敷金は、費用として使用されるのが後だとしても、日本の賃貸では前払いとなっています。全国的に、1ヶ月~2ヶ月が相場となっており、場合によっては敷金がいくらか戻ってくることも少なくありません。

礼金は、部屋のオーナーに対し支払う謝礼金であり、相場は1ヶ月~2ヶ月程度となっています。こちらは、返金されることはなく、そのままコストになります。

また、賃貸マンションの場合は、複合機及び通信機器を新たに設置する必要があります。通信費などは、マンションの光回線を利用することになり、固定費として相場では、個人であれば4000から6000円の費用が毎月発生し、複合機などをレンタルした場合は、その費用も更に毎月の固定費となります。

また、回線の種類によって多人数用の回線もあり、その場合は月額最低2万円が相場となっています。

3.バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、簡潔に言えば会社の住所貸しサービスであり、殆どの場合は主となるオフィス機能は他の場所にあります。つまり、バーチャルオフィスを使用する目的は住所貸しがメインであり、会社の信頼性を引き上げることが可能です。

会社の信頼性は、会社の所在地が非常に重要な意味を持っており、仮であってもその場所にあることが大きな意味を持ちます。また、バーチャルオフィスを利用することによって、自宅を会社の住所にする必要性が無くなります。

また、コストで言えば、あくまでも場所貸しのサービスであることから非常に安価であることが多いと言えます。そして、受付や秘書サービスなどの付帯サービスを追加した場合は、料金が高額となることもある為、オプションとなるものを契約時によく確認しておきましょう。場所によっては、会議室を備えていることもあり、会社としての体裁を問題なく整えられるでしょう。

4.コワーキングスペース

コワーキングスペースをオフィスとして選んだ場合、 WiFiの有無や個室、会議室の有無などをよく調べる必要があります。コワーキングスペースの中には、会社として登記が可能なところもあり、オフィスの機能を十分で果たせるものも沢山あります。特に設備が揃って居ない起業家にはベストな選択だと言えるでしょう。

また、コワーキングスペースにおいては、初期費用として会員費を支払う所もあるものの、月額は高くとも20万円までとどかないところが殆どです。月額が比較的安価であり、会議室などの設備の使用などが別途料金であるパターンか多いことには注意しましょう。

そして、コワーキングスペースの機能として、独自のコミュニティの形成が図られている所も多数あります。この場合、自分の業務を行いつつも、同じコワーキングスペース内にいる人々とアイディアを交わしたり、時には新しい事業が生まれることなども想定できます。

コワーキングスペースによっては、起業家の事業サポートや相談なども行っている所もあります。その為、同じコワーキングスペースを拠点としている人々に相談しつつ自分の考えをより洗練できるというメリットもあるといえます。

5.レンタルオフィス

レンタルオフィスは、通信設備やデスクなどを含め、一定の期間その場所を借りられるサービスです。通信設備やデスク、PCなど一定の設備を最初から保有している所が殆どである為、仮のオフィスを持ちたい場合や事業計画として、レンタルオフィスを借りるまでもない規模であれば非常に安価で事業を開始することが可能です。

また、コワーキングスペースとの違いは、ある程度複数人で使用することを想定しています。もっとも複数人による契約だけでなく、個人での契約も可能であり、場所によっては事業の相談に乗れるものも多数存在しています。

加えて、レンタルオフィスは法人における登記が殆どの場所で可能であり、会社の信用性を担保することも可能です。登記は、会社の設立時に必ず必要なものであり、会社の信用性に大きく関わることから、レンタルオフィスの有用性と言えるでしょう。

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オフィスを選択する際のポイント

オフィスは、活動拠点となる場所であり、どの場所を拠点として、事業計画やコストなどあらゆる面から相互的に判断する必要があります。ここでは、オフィスを選択する際に重要なポイントを見ていきましょう。

1.いつでも使用することができるか

実際、24時間365日対応しているオフィスは、非常に限られてきます。もちろん、企業として土日休みなどの決まった形態がある場合は問題ないものの、勤務形態が決まっていない場合であれば、オフィスの使用が限定される場所は避けるようにしましょう。

2.初期費用はどのくらいかかるか

初期費用は非常に重要な問題です。賃貸マンションや貸オフィスなどであれば、駆け出しの起業家には、厳しいところもあります。その為、事業内容や事業計画に沿った適切な用途のオフィスを選択肢しましょう。

3.どのエリアと階層にあるのか

貸オフィスなどの場合、借りるエリアと階層は会社のステータスに直結します。例え、同じような費用が掛かる場所だとしても、俗にいう一等地と

そうでない場所では、会社のステータスに関わる場合もあることに注意しましょう。

4.管理は行き届いているか

貸オフィスや賃貸マンションの共用部の状態は、よくチェックしておきましょう。通常であれば、共用部は、清掃業者を依頼してでも綺麗にしておく場所です。つまり、共用部が汚れているということは、管理そのものがずさんと言っても過言ではありません。

5.セキュリティ

セキュリティは、どのオフィスを選んでも非常に重要なものです。例えば、オートロックの有無やカード―キーでの入退管理など、セキュリティは厳重であればあるほど情報が外部に漏れる心配が少なく、不審者の侵入を阻むことが可能です。

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