新任マネージャー向けマネジメント講座　１２．報告の受け方、アドバイスの仕方

小さな会社のマネージャーの役割は、後輩や部下に仕事を割り振り、仕事の方針や方向性に沿い、仕事の完成度、到達点に至るかどうかを見ます。
その仕事が、どのように進んでるのかを報告で確認します。

後輩や部下から自主的に報告させるには、後輩や部下に対して、事前に「報告」とは何かという教育を行っておきます。
報告とは、部下から上司へするものです。
上司から依頼された、仕事の経過や結果を伝えることです。

このことを、後輩や部下が理解していなければ後輩や部下から報告が来ません。
マネージャーとして、報告とはどのような事なのかしっかりと教育し、定着できるように指導をします。報告の意味合いだけでなく報告の仕方も決めておきます。
言葉だけで報告をする、口頭報告なのか書面で報告をすることなのか、到達点を決めて、行動の経過とともに報告するのかこのような、取り決めを予めしておきます。

取り決めが無い状態で「仕事については報告してね。」と言えば、後輩や部下が今まで自分が認識している報告の仕方をしてきます。
後輩や部下が考えた報告の仕方が、必ずしもマネージャーの望む、報告の仕方になるとは限らないのです。
仕事の進捗はマネージャーだけでなく、社長にも報告をする必要があります。

依頼した仕事はどこまで進んだのか
何か課題に感じていることは無いか
課題が生じたら、どのように改善したのかなど
マネージャーが後輩や部下からきて、最終的に社長に報告します。
伝言ズレのないような、報告の仕方を考えましょう。

書面で一日の仕事を報告する日報や、目標値や進捗状況が記入できるアクションプランを使うと仕事の内容が詳しく記入させることができます。

後輩や部下が書いたことに対してマネージャーが考えていることと異なること、行動として別の事をして欲しいと思ったことについて、アドバイスや指導を行い修正します。

この時も、後輩や部下がなぜ報告をしてきたような行動を行ったのか、
なぜ、課題が改善出来ていないのか、後輩や部下から状況や背景を聞いたうえで、アドバイスを行いましょう。
小さな会社はマネージャーが忙しいことを後輩や部下が身近でよく見ています。
それゆえ報告したいことがあったり話したいことがあっても「また今度にしよう」と報告を先延ばしにしてしまう傾向があります。
この様な事があると、トラブルの発覚が遅くなり会社にとっては、重大な影響を及ぼすような事になりかねません。
話し難い環境であれば、出来るだけ書面を使った報告のさせ方を考えましょう。
後輩や部下に報告をさせたのであれば、どんなに忙しくてもマネージャーは目を通し、何かしらメッセージを入れて、指示を書きましょう。
このことを怠ってしまうと、「報告したって、社長は読まないからな…」と考えるようになり後輩や部下は報告をしなくなります。

後輩や部下から報告を受け、マネージャーが指示を出すことも後輩や部下との相互理解を深めることです。
後輩や部下へ報告の仕方や報告の方法について、教育を行い定着できるように努めましょう。