新任マネージャー向けマネジメント講座　１１．ミーティングの仕方

ミーティングは、社長や社員の意志の疎通を図り、情報を共有するための重要な時間です。

このミーティングを社長がリードをしてしまうと社員は受け身になってしまいます。
そこで、ミーティングはマネージャーがリードをします。
但し話す内容は、社長と決めておく必要があります。

まず、ミーティングを行う前には、必ずagenda（アジェンダ）を作成します。
agenda（アジェンダ）は、ミーディングで検討すべき、議題や課題の一覧です。

例えば

〇月〇日（〇）10:00～11:00
業務進捗ミーディング
agenda
・今月の売り上げ目標と各自の作業状況について
・Aさんの作業進捗
・Bさんの作業進捗
・課題と改善策について
・進行役　Aさん

というような内容を、ミーティングの3日前までには参加する全員へメールなどで送り周知します。
参加者全員が、予め話し合う内容が分かっておくことで準備することや、話の内容の整理ができ、短時間で効率の良いミーティングが行えます。
また、ミーティングを行うときマネージャーは次のような説明をしておきましょう。

・ミーティングは自由に発言すること
・どのような意見が出ても批判や非難をしないこと
・じっくり考えた1つの事より、とにかくたくさん意見を出す

これは、ブレインストーミングと言う会議の方法です。
このような、発言をすることで、ミーティングが社員の受け身ではなく活発な情報交換の場になります。

また、agendaを作ることで、社員自身も参加者と言う自覚が出来ます。

社長の話をただ聞き言われたことだけど実行するミーディングではなく、社員自身が参加し自らも行動を確認するようなミーティングを作っていくこともマネージャーの役割です。
ミーティングの最後は社長の方針の説明や、理念、Vision、Missionに関する説明をしてもらい会社の存在意義や、目指すことなどの認識を併せて置くことも大事です。
ミーティングは、社長と社員の相互理解を深める場です。

先ずは、agendaを使い、社員に自主的に参加が出来るようミーティングの仕方を工夫しましょう。

出来れば、マネージャーだけでなく、他の社員も順番にミーティングをリードする司会の役を担わせていきましょう。社員が受け身のミーティングは会社が発展しません。
会社のMissionが実現するための大事な作戦会議です。
社長だけが話しのではなく、全社員が参加できるミーティングの工夫を行ってみましょう。