【経営者必見】タスク管理３つのポイント｜タスク管理ツールに頼る前に

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今はタスク管理ツールで目標やタスクをクラウドで管理するというのが当たり前になっており、そのためのタスク管理ツールはたくさん出回っています。
弊社も目標やタスクが個人や組織で管理できるクラウドサービスを展開していますが、タスク管理ツールを導入したからといってタスク管理が劇的に向上するというわけではありません。

「自分（メンバー）のタスク管理がうまくいかない」というのをタスク管理ツールのせいにしてしまっていませんか？
タスク管理ツールはあくまでもツールです。使いこなす人によって、そのクオリティーはもちろん変わってきます。
弊社は10年間で1万社の小さな会社いや個人事業主、独立希望者の支援をしていますが、これらの方がタスク管理ツールに頼る以前にチェックして欲しい３つのポイントをまとめましたので是非最後までお読みください。

タスク管理３つのポイント

タスク管理ツールに頼る前にチェックすべき３つのポイントとは以下の通りです。

優先順位を明確にしてシングルタスクに集中する
なる早で期限設定、余裕を持って見積もる
逆算して着手日を決めてスケジュール帳に書き込む

それぞれ詳しく解説していきます。

優先順位を明確にしてシングルタスクに集中する

タスク管理１つ目のポイントとは、「優先順位を明確にしてシングルタスクに集中する」ことです。

優先順位が明確でないと、一度に多くに手を出してしまったり、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」という思考が邪魔をして、それだけでエネルギーと集中力が持っていかれてしまいます。その結果、どれも中途半端な出来になってしまいます。それでは効率が悪いです。
なぜなら、脳の短期記憶は、平均的には７つが限界とされているからです。
記憶の研究では、記憶は「長期記憶」と「短期記憶」に分けられます。
「長期記憶」とは、過去の自分の経験や出来事に関連した想い出を記憶している「エピソード記憶」、そして単語や言葉などの「意味記憶」、自転車の乗り方や箸を使うなどの感覚や身体で覚えている「手続き記憶」があるとされています。
一方、「短期記憶」とは、長期記憶よりも短い一時的な記憶のことを言います。TODOリストなどがそうですね。

脳の画像

アメリカの心理学者であるジョージ・ミラー氏は、1956年に「不思議な数7±2」という論文を発表しました。
そこでは、人間が一度に覚えられる「短期記憶」には制限があり、個人差はありますが、平均的に７つが限界であると提唱しています。

パソコンのメモリでも、一度に多くのマルチタスクをしてしまうと一気にスピードが落ちます。人間もこれと同じです。
そもそも短期記憶は７つが限界であるし、マルチタスクをすればするほど生産性は落ちてしまいます。

ですので、優先順位を明確にして一つのことだけ＝シングルタスクに取り組むようにしましょう。
こうすることで、「今日は〜〜だけやろう。それ以外は考えない！」と思考をシンプル化することができます。
一点集中となって高いエネルギーを発揮できるようになります。

タスクはできるだけシンプルにして、優先順位を明確にしましょう。
そして「シングルタスク」に集中することによって、一気に捗るようになりますので、ぜひご参考にしてみて下さい。

なる早で期限設定、余裕を持って見積もる

タスク管理２つ目のポイントとは、「なる早で期限設定、余裕を持って見積もる」ことです。

弊社では、タスク設定＝何をいつまでにどのようにやるかを決めたもの、と定義してお客さんの目標達成やタスク管理を支援しています。
つまり、タスク設定とは絶対に、期限がセットされているものなのです。

期限がセットされていないと、ただのwishリストになってそれが完了が遠のいてしまいます。「TODOリストを作ってみたものの、ずっと眠ったままのタスクがある」こんな経験はないですか？

これは、TODOリストのよくある失敗です。期限が設定されていないために、結局完了できないタスクが積もってしまいます。

また、「期限設定」ひとつでも、そのスピードは人それぞれで、全く違います。
例えば、弊社代表の伊藤のタスクの期限設定のスピードと言うのは、いつも私の想定の数倍先を行っています。笑

私もなるべく早めにタスクを完了できるように期限設定をするようにしていますが、「期限設定」というのは、本人のタスクの熟練度とかレベルによって、無意識に差が出てきてしまうものなのです。

ですのであなたが経営者として、起業家として、ビジネスマンとしてレベルアップしたければ、常になるべく早めに期限設定をすることが大切です。

ただ、闇雲に期限設定をしてしまっても、その期限が守れなければ意味がありません。
設定した期限をちゃんと守るために、余裕を持った見積もりが必要です。

「ドラッグ＆ドロップ」や「ダブルクリック」などの概念を生み出した元マイクロソフトの伝説のプログラマーの中島聡氏は、
多忙を極め、納期遅れが蔓延するプログラマーの世界で「一度も納期に遅れたことがない男」と言われているそうです。すごいですね。

中島氏は、タスク依頼をされた際、まず余裕を持ってそのタスクの見積もりを行うことに、多くの時間を割くといいます。
その後、最短で集中して着手して大半を終わらせて、後は寝かせるそうです。
この仕事のやり方だと納期に遅れることはなさそうですね。

タスクの期限を守れない人は、この見積もりが甘いと言うことが往々にしてあります。
ですので「なる早の期限設定」と「余裕を持った見積もり」が重要です。

出典：
中島聡著『なぜ、あなたの仕事は終わらないのかスピードは最強の武器である』

逆算して着手日を決めてスケジュール帳に書き込む

タスク管理３つ目のポイントとは、「逆算して着手日を決めてスケジュール帳に書き込む」ことです。

２つ目のポイントで期限設定についてお伝えしましたが、タスクの期限を設定しても、
そのタスクを着手し始める日が明確でない場合は、ズルズルと後回しになって、タスクが後にずれ込んでしまいます。

ですので、タスクの期限を守るために見積もりをした後は、その期限から逆算して着手日を決めてしまうことが重要です。

ここで効果的なのは、決めた着手日をスケジュール帳に書き込んで、あらかじめ他の予定をブロックしてしまうことです。
ちなみに私はアナログなスケジュール帳は使っておらず、グーグルカレンダーとiCloudのメモアプリで管理しており、着手日を明確に書き込んでいます。
そして他のタスクが入りそうになっても、「先約のこのタスクに着手しなければいけないので、別日で調整しよう」とブロックできます。
私はこうすることでタスクの期限遅れが大幅に激減しました。

多くの人は、スケジュール帳は「他人との予定」で埋め尽くされています。「自分との予定」をスケジュール帳に書き込む人は多くいません。
「他人との予定」しかスケジュール帳に書いていないと、重要タスクの着手日に関してコントロールが効かなくなってしまいます。

ですのでスケジュール帳には「自分との予定」を書き込むことをしてください。
具体的には、タスクの期限から逆算した着手日を書くということです。
先に着手日を書き込んでおけば、急に入ったアポイントメントや新規タスクに邪魔されずに、自分のペースを守って、しっかりと期限を守ってタスクをこなすことができます。

この手法は以下の書籍でも詳しく解説されていますので、興味ある方はぜひ読んでみてください。

ケビン・クルーズ著『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣』