バーチャルオフィスとは何なのか？総まとめ

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概要

働き方の多様化によって、個人で起業や副業をされる方は増加しつつあります。そこでレンタルオフィスなどと共に、バーチャルオフィスというワードを聞くことがあると思います。では、そもそもバーチャルオフィスは、どのようなものなのか、詳細に見ていきましょう。

バーチャルオフィスとはどういったものか

バーチャルオフィスは、仮想の事務所のことを指します。実際には、バーチャルオフィスとして利用している場所で事業を行っていなくても、荷物や登記などの関係で登録が必要な場合、バーチャルオフィスを利用することで解決することが可能です。

また、バーチャルオフィスを使用する目的は、住所貸しが主な目的であり、電話番号などを付与したうえで場所を貸し出すということになります。その為、実際に作業する場所は問わないものの、仕事の拠点と言える場所を他の企業や行政に対して示すために使用するものと言えるでしょう。

加えて言えば、バーチャルオフィスは会社としての登録をその場所に指定することによって信頼性を獲得することが可能であり、一定の信頼性のある場所を指定することが可能です。融資などの判断材料においてもオフィスの所在地は重要な要素となり得ます。

また、場所によっては書類の保管サービスや来客対応サービスなどを行っていることがあり、一見してバーチャルオフィスだと思わせない工夫がある場所も存在します。特に来客対応サービスにおいては、間に受け付けを入れることによって信頼性の獲得に繋がる部分も少なくありません。

会社機能としては、会議室も必要とされる機能の一つであり、バーチャルオフィスでも会議室を借りることが可能です。

バーチャルオフィスは、自宅の住所を開示することなく、事業を行えるサービスです。もちろん、場所によっては、バーチャルオフィスとして貸し出していても会社としての登記を禁止している場所もある為、契約の際にはよく確認する必要があると言えるでしょう。

バーチャルオフィスの料金相場

バーチャルオフィスの相場は、実際のところ月額で数千円から10万円以上と非常に開きがあります。実際のところ、料金に関して言えば、初期費用を加味しても年間で10万円まで届かない場所も多数あります。

これは、場所を借りるだけでなく、受付や秘書サービスを付帯した場合、月額が高額となることもあるためです。実際に、住所を借りるだけであれば、数万円程度のコストで抑えられることも少なくありません。

また、バーチャルオフィスの場合、場所によっては電話の転送サービスなどの付帯オプションなどもある為、料金に幅があるというのが実情と言えるでしょう。その為、バーチャルオフィスとして利用したいエリアやビルなどについては、直接問い合わせを行い、転送サービスや、契約期間、初期費用などについて詳細に聞くことをお勧めします。

加えて言えば、バーチャルオフィスは住所貸しだけであれば安価であることも多く、よく考慮しなければ値段の安さで決めてしまうこともあるでしょう。しかし、住所の登記などは物件によって異なり、付帯できるサービスも異なります。その為、料金の相場を加味したうえで、事業として必要な機能を付帯することを想定してバーチャルオフィスを借りる必要があります。

バーチャルオフィスの選定ポイント

ここでは、バーチャルオフィスに対する選定の基準を見ていきましょう。

1.付帯サービスは何があるのか

バーチャルオフィスには、貸オフィス以外の機能性を持つ場所が多々あります。例えば、電話転送サービスや荷物の転送サービスだけでなく、受付や秘書機能を備えているものもあり、自分に必要なサービスをよく選択する必要があります。

加えて言えば、付帯サービスが多ければ多いほど、将来的に使いやすいバーチャルオフィスとなることが想定されるため、企業としての事業計画などもある程度、加味したバーチャルオフィスを選択しましょう。

2.総合的なコストはどのくらいになるのか

バーチャルオフィスを選択する場合、総合的なコストを見る必要があります。例えば、初期費用及び月額が幾らになるのか、数年続けた場合どのくらいのコストが発生するのかなどは、よく考慮する必要があります。

また、バーチャルオフィスはあくまでもレンタルであるため、更新手続きも必要です。更新手続きの際にも、別途費用が発生します。そのうえで、バーチャルオフィスの解約にも別途料金が必要である為、総合的に料金を検討する必要性があります。

3.サービスの信頼性はあるのか

料金や付帯サービスのみでなく、バーチャルオフィスを提供する会社が信頼できるものであるのかは、最も重要な選定のポイントと言えるでしょう。

バーチャルオフィスをサービスとして提供する会社は、決して少なくありません。その上で、バーチャルオフィスは架空請求などの犯罪に利用されることもあり、サービスとして信用できない会社も存在します。

その上で、レンタルとはいえ、一定の基準や審査を行う会社かどうか、サービスとしての評判なども加味したうえで契約を行うことをお勧めします。

バーチャルオフィスのメリット

ここではバーチャルオフィスのメリットに焦点を当てて行きます。

1.コスト削減ができる

レンタルオフィスや賃貸マンションを、事業として借りる場合、少なくとも数百万単位の資金が入居前に必要となります。しかし、バーチャルオフィスであれば、場所にはよるものの年間を通しても10万円まで届かないものも多数あります。その為、コスト削減という意味では、オフィス機能を持つ場所の中でも最も安価と言えるでしょう。

2.信頼性のあるエリアや場所に会社を登記できる

企業の場所は、企業の信頼性に関わる重要な要素です。例えば、東京の一等地に住所があれば、起業の顧客や金融機関に対する信頼性は抜群だといえるでしょう。

起業したばかりであれば、東京の一等地に事務所を構えること自体が難しいこともあります。しかし、バーチャルオフィスを使用した場合、信頼性のあるエリアや場所を低コストで借りられることは大きなメリットです。

3.付帯サービスを利用することでオフィス機能を獲得できる

バーチャルオフィスを利用することで、会議室や受付機能など起業と必要な機能をある程度、揃えることが可能となります。

料金としては、割高となりやすいものの、企業として事務所を構えることができない場合、付帯サービスの利用によって企業らしい体系を整えることが可能となる為、場合によっては付帯サービスの利用も選択肢の1つとしましょう。

バーチャルオフィスのメリットは、貸オフィス機能だけではなく、企業として必要な一定の機能を付帯サービスとして付与することが可能です。その為、貸オフィス機能以外のサービスについても契約の際にはよく確認することをお勧めします

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスは、安価な価格設定で一定のオフィス機能を獲得できます。しかし、メリットだけでなくデメリットも存在していることに注意が必要です。

1.審査は決して緩くない

バーチャルオフィスは、その性質上、バーチャルオフィスを借り受けた企業がその住所を任意で使用することが可能です。つまり、バーチャルオフィスの住所は、犯罪などに利用される可能性もあり、審査内容としては、決してハードルの低いものではなくなっています。

2.登記が許されないこともある

バーチャルオフィスとしてのサービスを行っている会社でも、会社としての登記が難しい場合もあります。また、バーチャルオフィスの規定として、登記が許されない業種なども存在するため、契約の際に細かいところまで把握する必要性があると言えます。

バーチャルオフィスのデメリットは、バーチャルオフィスを申し込むタイミングで考慮すべきものが殆どです。つまり、バーチャルオフィスの性質をわかっていれば、防げるものがほとんどであるため、サービス内容の確認は必須と言えます。

まとめ

バーチャルオフィスは、使い方次第で大きなメリットを生むものです。オフィス機能を持ちながら、コストを大きく削減できることは企業家のサポートにも繋がります。しかし、バーチャルオフィスとして多数の会社に使用されることなどのデメリットも持ち合わせていることから、よく規定や評判を確認しながら使用していくことを念頭におきましょう。