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PDCAサイクルに効果的!日報の書き方の極意についてお伝えします

ポイント
  1. 日報はPDCAサイクルをうまく回すための最適なツールである
  2. 日報は1日の終わりにまとめて書くのではなく合間合間にちょこちょこ書く
  3. 日報で書く項目は欲張らずにシンプルにする

目次 [非表示]

『日報』とは、勤務時間の管理のみならず、PDCAのサイクルを最速で回し、効果を上げられるの最高なツールです。
今回は、PDCAサイクルを最速で回して累積回転数を上げるための日報の極意についてお伝えいたします。

PDCAサイクルを回すために日報が優れている理由

あなたは、「日報」と聞くとどんなイメージが浮かびますか?
「日報なんて面倒臭い…」 と思われたでしょうか?笑
気持ちはとてもよく分かります。
ただ、ビジネスマンだけでなく、小さな会社や個人事業主、これから起業副業独立を考えている人にとって、「日報」は売上アップやマーケティング強化に必須なツールとなります。
なぜなら、「日報」とはPDCAサイクルを1日単位で回す最適最高な手段だからです。
PDCAサイクルは、PLAN(計画)→DO(実行)→CHECK(評価)→ACTION(改善)という一連のサイクルですが、そのサイクルの「累積回転数を上げていくこと」が重要です。
累積回転数を上げていくためには、「仕組み」があることが重要です。
「日報」は毎日書いていくべきものですので、PDCAサイクルを良い意味で強制的に回していくことが可能になります。累積回転数を上げていく仕組みとして最適なのです。
ですので、「面倒くさい」と思わずに、ぜひ認識を変えてお取り組みいただければ幸いです。

こちらも併せてお読みください。
PDCAとは?概要やコツを知って、PDCAサイクルを成功させよう
成果を出す人はPDCAサイクルの「累積回転数」を大切にしている

PDCAサイクルを最速で回すための日報の極意

日報は、PDCAサイクルの累積回転数を上げるための最適なツールであるとお伝えしました。
では、日報は実際どのように書けば良いのか?中身の部分について、弊社サービスの日報作成機能をご紹介しなが、具体的に解説していきます。

日報は最後にまとめてではなくリアルタイム更新で効率的に

「日報は1日の業務終了後にまとめて書くものだ」と思っていませんか? これでは日報は続きません。
日報は、1日の中で気付いた時にリアルタイムに書くのが正解です。
なぜなら、1日の終わりにまとめて書こうとしていると、10〜15分はどうしても必要になってくるので、気が重くなってしまいます。しかも1日力を出し切った後で疲れ切っています。
そのような中でPDCAサイクルのクリエイティブな振り返りというのは出来ませんし、「今日はどんなことがあったっけ?」と思い出すコストが余分にかかってしまうので非効率的です。
例えば、タスクとタスクの合間で振り返りをしたり、お昼時間やその他休憩時間にちょこちょことメモ程度に書くというのがオススメです。
その書き方が定着すれば、1日の終わりにはかなり充実した日報=PDCAの結果が完成します。

日報に書く項目は欲張らずシンプルかつ的確に

日報で書く項目は、欲張り過ぎずに必要最低限の項目に絞りましょう。
以下は弊社サービスの01クラウド、01組織クラウドの日程作成機能ですが、記入項目としては以下の4つのみです。

  • 今日の振り返り

  • 明日の予定

  • 作業・行動実績

  • コメント

今日の振り返り

明日の予定

作業・実行実績

コメント

4つの目は記入者以外のマネジメント役など同一グループ内のユーザーが記入出来るものなので、実際は3つのみです。

今日の振り返り

「今日の振り返り」では以下の4つの項目を記入します。それぞれ解説します。

うまくいったこと

その日のうまくいったことを記入します。
「高額案件が成約した!」「タスクがすいすい進んだ!」「コンテンツ作成の目標数を達成した!」などなど、どんな小さなことでもいいので、その日のポジティブな出来事を箇条書きしましょう。
こちらの記事で、PDCAサイクルをうまく回し続けるためには「成功体験を得られる仕組み」が必要だということをお伝えしているのですが、ここで「うまくいったこと」を記入するのは、ポジティブな結果を言語化し評価してあげることで成功体験を得られるようにするためです。
チリも積もれば山となるように、ここで小さな成功体験を言語化し評価するという行為を毎日積み重ねていくことで、自信が少しずつ醸成されていき、PDCAサイクルがうまく回るようになります。

うまくいかなかったこと

うまくいったことだけではなく、うまくいかなかったことについても同様です。
1日しっかり仮説を持って取り組んでいるのであれば、うまくいかなかったことというのは必ずあるものです。
例えば、「○○のタスクに時間を取られ過ぎた」「リモートワークで気が散って集中力が低かった」「商談でうまくいかず失注してしまった」など、うまくいかなかったことを思いつく限り書きましょう。
ここでうまくいかなかったことをリストアップしておくことで、次項の改善案につなげることができます。逆にここでうまくいかなかったこととして挙げられるなかったことは改善出来ないと思っていただいた方が良いです。
改善というのは、失敗を言語化することで可能になるからです。

改善案

前項でリストアップしたうまくいかなかったことに対して、どのように改善していくべきか?そのアイデアを書き連ねましょう。
もしここで完璧な改善案が出なくても大丈夫です。その場合は、「○○の改善策について■■さんに相談する」などとタスク化すればいいのです。
重要なのは、前項でリストアップしたうまくいかなかったことをそのままにしないことです。

ホウレンソウ事項

同一グループ内、チーム内のメンバーや上司に対してホウレンソウ事項があればここに書きます。
デキない人ほど、ホウレンソウ事項を放置、黙殺してしまいます。デキる人は、やり過ぎなくらいにホウレンソウを発動します。 ホウレンソウは、他者の力を借りることです。
自分の力というのはたかが知れています。積極的にホウレンソウを行って、他力を良い意味で利用しましょう。

明日の予定

今日の振り返りを記入した後は、明日の予定を記入します。明日の予定=PLANです。ここが明確か否かで、明日のパフォーマンスも決まってしまいます。
明日になって慌てないように、ここでしっかりと翌日のプランニングを立てましょう。

作業・行動実績

その日どんな時間の使い方をしたか?をここに見える化します。紙のスケジュール帳でも、このように時間の使い方を記入出来るものもありますよね。
ここで重要なのは、時間の使い方を見える化するということです。あるタスクに異常に時間をかけていたり、逆に意外と短時間で終わったりということに気付くことができます。
また、この日程をメンバーや上司が見ることで、客観的にどんな動きをしているのかが確認できるという意味もあります。

コメント

これは上司や同一グループ内のメンバーが記入出来るコメント欄です。
例えば上司が記入する場合は、文字ベースになるので冷たくなり過ぎないように、誉めるところは誉めて、改善すべきところは客観的に指摘してあげると良いでしょう。
ちなみに私は代表伊藤からのコメントを毎日もらえるので、毎日コメントを確認するのちょっとした楽しみになっています。なぜなら、ちょっとした誉めや労いの言葉などが嬉しいからです。このように、コメントをされた側は嬉しいものです。
通常の日報はコメント機能があらものは少ないとは思いますが、誰かからコメントをもらえるとなれば良い意味でちゃんと書かなきゃいけないなと感じて継続につながるのでオススメですよ。

まとめ

以上、いかがでしたか?
今回は、PDCAサイクルを最速で回して累積回転数を上げるための日報の極意についてお伝えしました。
日報は面倒くさいと思ってやらなければその分PDCAサイクルの回転スピードを遅くなります。
私としては、PDCAサイクルを回す最適なツールですので、実践しないのが勿体ないと思うくらいです。
是非今日から日報をコツコツと続けていっていただければ幸いです。

01クラウドをお使いいただけますと、小さな会社や個人事業主の方が正しい目標設定、タスク設定をして、日々日報を作成してPDCAサイクルを最速で回していくことで最速最短で売上アップ、マーケティング強化を実現できます。

どのようにPDCAサイクルを回して成果を上げたのか?以下のユーザーインタビューが参考になりますのでぜひ併せてお読みください。
【ゼロイチで日経掲載!】01クラウドユーザーインタビュー 田中一永様
日々の行動量に劇的な変化が!「01クラウド」申し込み前とは別人のように

また、売上を上げるためにどのように考えて行動をしていったら良いのかを無料動画にまとめていますので、まずは是非ご覧ください。

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著者プロフィール

石川直樹

石川直樹

株式会社ウェイビー「01クラウド」責任者
フローコーチング代表

1987年生まれ、愛知県出身、愛知教育大学卒業。
教員免許を取得するも、学校ではなくビジネスの場で起業家をサポートしたいという思いが強くなり、2013年にコーチとして起業。
これまでコーチとして7年間、年間のべ500人以上の起業家のサポートを日々泥臭く行い、 圧倒的な売上アップに貢献。
小さな会社、個人事業主のビジネス成長を実現する「01クラウド」の開発に関わる。

趣味は、ジャズギター、源泉かけ流し温泉、読書。