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新任マネージャー向けマネジメント講座 11.ミーティングの仕方

ミーティングは、社長や社員の意志の疎通を図り、情報を共有するための重要な時間です。

このミーティングを社長がリードをしてしまうと社員は受け身になってしまいます。
そこで、ミーティングはマネージャーがリードをします。
但し話す内容は、社長と決めておく必要があります。

まず、ミーティングを行う前には、必ずagenda(アジェンダ)を作成します。
agenda(アジェンダ)は、ミーディングで検討すべき、議題や課題の一覧です。

例えば

〇月〇日(〇)10:00~11:00
業務進捗ミーディング
agenda
・今月の売り上げ目標と各自の作業状況について
・Aさんの作業進捗
・Bさんの作業進捗
・課題と改善策について
・進行役 Aさん

というような内容を、ミーティングの3日前までには参加する全員へメールなどで送り周知します。
参加者全員が、予め話し合う内容が分かっておくことで準備することや、話の内容の整理ができ、短時間で効率の良いミーティングが行えます。
また、ミーティングを行うときマネージャーは次のような説明をしておきましょう。

・ミーティングは自由に発言すること
・どのような意見が出ても批判や非難をしないこと
・じっくり考えた1つの事より、とにかくたくさん意見を出す

これは、ブレインストーミングと言う会議の方法です。
このような、発言をすることで、ミーティングが社員の受け身ではなく活発な情報交換の場になります。

また、agendaを作ることで、社員自身も参加者と言う自覚が出来ます。

社長の話をただ聞き言われたことだけど実行するミーディングではなく、社員自身が参加し自らも行動を確認するようなミーティングを作っていくこともマネージャーの役割です。
ミーティングの最後は社長の方針の説明や、理念、Vision、Missionに関する説明をしてもらい会社の存在意義や、目指すことなどの認識を併せて置くことも大事です。
ミーティングは、社長と社員の相互理解を深める場です。

先ずは、agendaを使い、社員に自主的に参加が出来るようミーティングの仕方を工夫しましょう。

出来れば、マネージャーだけでなく、他の社員も順番にミーティングをリードする司会の役を担わせていきましょう。社員が受け身のミーティングは会社が発展しません。
会社のMissionが実現するための大事な作戦会議です。
社長だけが話しのではなく、全社員が参加できるミーティングの工夫を行ってみましょう。

 

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著者プロフィール

権堂 千栄実

権堂 千栄実

中小企業サポートネットワーク(略称スモールサン)キャリア構築プロデューサー

1964年4月 宮城県石巻市生まれ 高校を卒業後、事務職から数回の転職後

1989年7月 日本ソフトバンク(現ソフトバンク株式会社)入社 営業事務で勤務

1993年10月 日本ソフトバンク退社後 OAインストラクターとして活動

1998年10月 結婚を機に福岡へ転居 翌年 長女 出産

2000年1月 派遣スタッフとしてOAインストラクターの仕事復帰

2003年3月 J-PHONE⇒Vodafone⇒SoftBankMobileのブランド移行時の研修プロジェクトに参加。本部研修開発チームのメンバーとして、研修カリキュラムの開発、資格試験の構築、評価試験の運営を5年間担当。

2008年2月 株式会社Campanula 設立
人材開発コンサルタントとして活動開始

社会人でも仕事の中で「初めて」なことがあります。
その「初めて」のことを「自分で出来る」ように、経験の積み重ねるには設計が必要です。

人の「初めて」を出来るように設計することは、事業計画と並列で考え取り組んで行くことです。その人の育成と活用を経営戦略としてご提案します。