クラウド会計を理解して効率よく事業を進めよう!!

インターネットが発達するにつれて、パソコンで使用するソフトもハードディスクやSSDにインストールして使用する物理的なソフトウェアタイプから、便利なクラウドタイプに変化が急速に進んでいます。

ここではクラウド会計とは何か?と説明するとともに、そもそもクラウドとはどのようなものか?についても解説していきます。またクラウド会計を導入することで、既存の会社であれば事業が効率的になることや、新規設立会社であればコストの削減にもつながることも述べていきたいと思います。

そもそもクラウドとはどういうものなのか?

いきなりクラウド会計を説明しても、クラウドのシステムそのものの理解が不安な方もおられるとは思いますので、まずはクラウドというものがどのようなものかを説明していくことにします。

これから説明するクラウドがどのようなものであるかが理解できれば、クラウド会計というものは、クラウドを会計として利用しているだけということになりますので、クラウドがどのようなものであるかを理解することはクラウド会計というものがどのようなものであるかを理解するためにも非常に重要な事であると言えるのです。

既にクラウドについての知識を十分にお持ちの方は、この部分は飛ばしていただいて次のクラウド会計の部分から読み進めていただければと思います。

クラウドと呼ばれるのはどうして?

なぜクラウドを呼ばれるようになったのかについては、いろいろな説があるようですが、インターネットをクラウド(雲)と見立てて、あなたが使用している端末の先に存在しているサービスを利用しているので、その利用形態をイメージしてクラウド(雲)と呼ばれるようになったのではないかとも言われています。

他の説としては雲ではなく、crowdをいう雲ではなく密集している・混雑している・詰め込んでいるといった意味でクラウドを呼んでいるといったこともあるようです。

クラウドとはどのような考え方なのか

クラウドとは、簡単に説明すれば、私たちユーザーがソフトウェアやサーバー・ストレージなどを所有していなくても、インターネットに接続可能な端末さえ手元にあるのであれば、その端末を利用して私たちが必要とするサービスを必要な時にピンポイントに利用することが可能になるということになるでしょうか。

クラウドとはクラウドコンピューティングとも呼ばれることはありますが、現在ではクラウドだけでも十分に意味は通用しますので、そこまで呼び方を気にする必要はないでしょう。

ここで1つクラウドの具体例を挙げてもう少し理解を深めることにしましょう。

クラウド以前の利用と言えば、パソコンなどのハードウェアを購入して、さらに利用する必要のあるソフトを購入してインストールしてようやく使用できる環境になるといったことが当たり前の手順でした。

しかしクラウドの技術が発達することによって、ソフトウェアをわざわざ購入する必要はなくなる場合も多くなりましたし、ハードウェアに関しても特定のハードウェアでなければ動かないといった制約が少なくなってきましたので、手持ちのハードウェアで利用できるということで、ユーザーにとってはより便利に変化していると言えるでしょう。

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あなたが日常的に利用しているであろうクラウドサービス

ここでは、あなたもクラウドであると気が付かないうちに利用しているかもしれないサービスを挙げていきたいと思います。このようなサービスもクラウドであると理解することで、よりクラウドが身近になるのではないでしょうか。

Googleが提供しているGmailやYahoo!が提供しているYahoo!メールはクラウドで提供される代表的なメールサービスであると言えるでしょう。またコミュニケーションツールやビジネスなどにも利用されている、LINEやFacebookMessenger、カカオトークなどもクラウドを利用したサービスになります。

Gmail・Yahoo!メールともに使用するためにメールソフトをインストールする必要はなく、それぞれGoogleアカウントとYahoo!アカウントを取得することで、所有するどの端末からでもインターネットに接続してログインすることができれば、どこでもメールを使用できる非常に便利なサービスとなっていますのでビジネスや日常生活でも利用している方は多いでしょう。

クラウド会計とはどのようなものか

クラウドとはどのようなものであるかが理解できたのであれば、クラウド会計がどのようなものなのかは、おおよそ想像ができるのではないでしょうか。クラウド会計というのは、使用端末をインターネットに接続することができさえすれば、いつでも会計帳簿をつけることができるシステムであるということになります。

クラウド会計を行うことが可能なソフトのことをクラウド会計ソフトと呼んでいます。

クラウド会計を行うことができないこれまで発売されている会計ソフトは、自分のパソコンに購入したソフトをインストールして、日常の会計処理を記入して、そのデータはパソコンの中に保存されているというものになりました。

既存のソフトウェアと比較してクラウド会計ソフトはそもそもソフトウェアを購入する必要がありませんし、パソコンにソフトをインストールする必要がありません。また会計データをパソコンにわざわざ保存する必要性もありません。

インターネットに接続さえしていれば、ほとんどすべての内容が完結できると言う意味では既存のソフトと比較すると非常に使いやすいということは挙げられるのではないでしょうか。
 

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クラウド会計ソフトの2つの特徴を理解しよう

ここではクラウド会計ソフトを利用する際に理解しておいてほしい2つの特徴を紹介していきます。特徴を理解することで、あなたの事業にクラウド会計ソフトを利用することがふさわしいかどうかを判断していただければと思います。

◇ネットに接続していれば、どこでも利用することができる。

クラウド会計ソフトは利用する端末(PC・スマートフォン・タブレットなど)がインターネットに接続さえしていれば、会社の事務所だけでなく自宅でも利用できますし、外出先でも利用することが可能です。

少し確認したいときがあると思った時にその場で利用できるということは既存のソフトではできないことですので、大きなアドバンテージになることでしょう。

◇ネットバンキングを利用していればデータを自動で登録することができる

会計ソフトをストレスなく利用するためには簿記の知識があれば言う事はないでしょう。しかしすべての方が簿記の知識を有しているわけではありません。その点、クラウド会計ソフトは金融機関の口座に動きがあった場合には、その動きを自動で記帳してくれるといった便利なサービスが搭載されています。

ただし、自動記帳システムを利用するためには、それぞれのクラウド会計ソフトが指定している金融機関のネットバンキングサービスが利用できなければいけません。

クラウド会計ソフトはほとんどの金融機関のネットバンキングサービスに対応はしているようですが、念のために使用する前には、あなたの会社がメインバンクとして利用している金融機関のネットバンキングサービスが使用を予定しているクラウド会計ソフトの自動記帳システムに対応しているかは必ず確認しておくようにしましょう。

せっかくクラウド会計ソフトを利用するのであれば、既存の会計ソフトにはシステムとして存在していない自動記帳システムが利用できなければ利用する価値が半減してしまいます。

個人の口座でネットバンキングサービスを利用する場合にはお金がかかることはあまりありませんが、法人の口座でネットバンキングサービスを利用する場合には月額料金が必要となる場合がありますので、使用するための環境をしっかりと調査したうえで利用をするかどうかを検討するようにしてください。

クラウド会計ソフトは会社の効率を変える可能性がある

クラウドとクラウド会計ソフトのことをある程度理解したところで、最後はクラウド会計ソフトが会社の経営に与える影響を考えてみることにしましょう。

あなたが経営者であるならば、クラウド会計ソフトが会社の経営により効果的であるならば導入する価値があるでしょうし、現状のままで変化があまり感じられないのであれば、わざわざソフトを変更してまで導入する価値は見出すことはできないでしょう。

既存のソフトと比較するとコストが削減できる

クラウド会計ソフトを導入する動機として大きなものとしてはコストが削減できるということがあるのではないでしょうか。とくに新規に事業を立ち上げた会社であれば、資金には限りがありますから、より事業の方に経営資源を投入したいと考えるでしょうから、固定費などは必要最小限で極限まで少なく抑えたいと思うものでしょう。

その意味ではクラウド会計ソフトを利用するということは経営効率を上げる1つのポイントになるかもしれません。

経理担当者以外でも状態を確認できる

既存のソフトであれば会社の経理内容は事務所のパソコンからしか確認を行うことは不可能でした。小さい会社であれば経営者である、あなたも経理の状態を逐一確認することもあるかもしれませんが、会社の人材にはそれぞれに役割が存在していますので、経営者のあなたが毎日のように会社の経理内容を確認するためだけに事務所に戻ることは業種によっては会社の経営を非効率にしてしまいかねないこともあるでしょう。

ですがクラウド会計ソフトを導入することにより、あなたが取引などで外出先にいる場合でも端末がインターネットに接続さえしていれば、いつでも会社の経理状況を確認できるということで、経営判断の材料として会社の状況をより素早く把握できるということになるのです。

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まとめ

クラウド会計に関連してクラウドとは何か?ということから説明をさせていただきましたがいかがでしたでしょうか?

本編でも紹介していますが、クラウド型のサービスは会計ソフト以外にも日常的に利用しているアプリやツールにも多数存在しています。

クラウドというものを理解することによって、クラウド会計ソフトをより身近に感じていただけ、導入をするかどうかの判断に加えてみてはいかがでしょうか。

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