副業で経費は使えるの？サラリーマンが知り合い税金の話
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アフィリエイトやクラウドソーシングサービスを利用するなど、副業の種類は多様です。副業による収入額によっては、確定申告が必要になる人もいます。
副業をするなかで発生した出費をどのように処理すればいいのかわからないという人は、経費について知識を深めておきましょう。
ここでは、経費とは何か、また経費計上できるものにはどのような出費があるのか詳しく解説します。
経費とはそもそも何を示すの？
経費とは、事業を行う上で必要となった出費のことを示します。身近な例を挙げると、伝票やコピー用紙などの購入費用や仕事の付き合いで飲食をした際の費用も経費です。
会社勤めをしている人も、仕事で使うものを立て替えて購入したレシートや領収書を経理担当者に渡せば現金として戻ってくることでしょう。
この費用は会社にとっての経費であり、適切に処理されることになります。会計処理の仕組みは、副業も会社も大枠は同じです。
細かい違いこそあれ、仕事に使ったものかプライベートに使ったものかで経費の見極めをするという点は変わりありません。
副業で収入を得た場合、経費を差し引いた金額でさまざまな申告を行うことになります。
そのため、できるだけ経費を多くして利益計上を少なくしたいと考える人も大勢います。
ただし、経費としてみなされるものと経費に当たらない出費があるため注意が必要です。
何が経費になるのかわからないという人は、まずはどのようなものが対象となるのかチェックしておく必要があります。
判断に悩む場合は、税務署に相談するなどしながら会計処理を行いましょう。
経費計上できるもの一覧
一言で経費といっても、消耗品費・通信費・接待交際費・水道光熱費などさまざまな費目があります。
簿記知識がある人にとっては馴染みのある費目ばかりですが、そうでなければ「消耗品」と「消耗品費」の違いがわからないなど頭を悩ませてしまうこともあるでしょう。
消耗品は資産として扱われますが、消耗品費は費用です。1000円分の鉛筆を買った際に消耗品費として経費計上した場合、決算時まで使わずに残っていた鉛筆は消耗品として資産に振り替えます。
反対に、購入時に消耗品として計上していた場合は、決算時に使った分だけ消耗品費として費用計上する必要があります。
副業のジャンルによっては、使わない費目もあるので、自分の仕事に合わせて必要な費目で経費計上を行いましょう。
また、100%経費とみなされるものもありますが、中には一部のみ経費計上が可能なものもあります。
会計処理をスムーズに進めるためにも、2つの違いについて理解しておくことが大切です。
100％経費となる費目には、商品の仕入れにかかった代金やオフィスの家賃、電車やタクシーなどの交通費、取引先にかかる接待交際費や仕事に必要な書籍購入費などが挙げられます。
他にも、駐車場代・電気代・インターネット利用料・宿泊費・お歳暮やご年始などで配るお菓子なども対象となります。
ただし、100％仕事に関係するものだけです。一方で、100％経費にならないものもあります。
自宅で副業を行っている場合、プライベートと仕事の両方で使っている費用も少なくありません。
例えば、電気代・水道光熱費・インターネット利用料などが挙げられます。さらに、賃貸住宅に住んでいる人は、家賃も分けて費用計上するのがルールです。
使用状況をプライベートと仕事の2つに分けて費用計上することを、家事の按分（あんぶん）といいます。
家賃であれば仕事で使っているスペース、電気代なら使用しているコンセントの数などをもとに費用を求めることが可能です。
他に、一見経費になりそうなのに認められない費用もあります。
副業に使うためにスーツや靴、メガネや腕時計などは、プライベートでも使用する可能性が高いため経費計上できないケースがほとんどです。
加えて、10万円以上のパソコンなどは資産として計上されるべきもので、経費にはみなされません。
ただし、耐用年数に応じて減価償却をした場合は、減価償却費として経費計上が可能です。
経費計上する際に必要な書類とは？
経費計上するためには、仕事に使用したという証拠が必要です。
特に副業の場合は、仕事とプライベートの線引きがあやふやになりがちなので、確実に経費計上するためには必要書類を揃えて保管するようにしましょう。
経費の証明に使える書類には、レシートや領収書・メール内容・郵便物・納品書などがあり、第三者が発行した書類のほうが信頼度が増します。
香典やご祝儀などのように領収書が発行されないものは、出金伝票に費目や金額、さらに何に対して使ったお金なのか摘要欄に記載しておくと良いでしょう。
なお、経費計上に必要な書類は、確定申告後も大切に保管しておかなければなりません。書類の保管は義務ですが、期間は会社の規模や申告方法によって異なります。
副業で得た収入を青色申告している人の保管期間は7年間で、白色申告をしている人は5年と定められています。
保管期間は決算日からであり、領収書発行日ではないため注意しましょう。また、電子取引による明細も、紙に印刷して保管する必要があります。
事業主の特権！経費として認められる幅が広がる
事業主になることで、会社員よりも経費計上できる費用が多くなります。個人事業税・家族が従業員である場合の給与・損害保険料なども対象です。
会社勤めをしていると経費となる費用は限られますが、起業して事業主になると経費計上を増やすことができるので支払う税金を少なくすることができます。
クレジットカードや家計用口座から事業で使う支払いをした場合も、適切に処理することで費用として計上することが可能です。
その場合、「事業主貸」「事業主借」などの勘定科目を使って処理するのが一般的です。
副業の場合、プライベートと仕事がごちゃ混ぜになってしまう人もいるので、仕訳や帳簿作成などの知識も深めておきましょう。
事業主になると経費とみなされる費用が増えますが、その分税務署に不信感を抱かれないためにも証拠となる書類を必ず保管しておかなければなりません。
万が一、事業に関係のない費用を経費として計上していることが発覚すれば、脱税とみなされ追徴課税・加算税・延滞税などの支払いが求められます。
事業主になることで得られるメリットもありますが、書類の管理から会計処理などを自分で行わなければいけない手間や責任も発生することを理解しておきましょう。
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