独立開業した人に知ってほしい経費のこと

働き方が多様化する中、独立開業してビジネスを行おうとする人が増えています。

開業にあたっては、ビジネスアイデアが必要となるのはもちろんですが、それと同様に知っているかどうかで手元に残る金額が大きく違ってくるのが税務に関する知識です。

特に、経費処理に関するルールはうまく活用すれば税額を抑えることが可能ですので、以下ではその内容について見ていくことにしましょう。

経費にすることができる費用の範囲

どのような費用を経費に算入できるかを説明する前に、そもそも経費とは何かを見ておくことにしましょう。

簡単にいうと、経費とは、事業活動を行うに際して生じた費用のことをいい、具体的にはコピー用紙や筆記用具などの消耗品費や、出張のためにかかった交通費などが該当します。

また、個人事業主であれば、オフィスの家賃や光熱費についても経費として計上可能とされています。

独立して事業を行う個人事業主であれば、自宅をオフィス兼用としているケースが多くありますが、そのような場合にはその家賃、光熱費、通信費などを経費として取り扱うことが認められています。

もっとも、自宅の場合にはかかった費用がすべて事業のためのものとは言い切れないため、家事按分と言われる費用を生活費と事業に要した費用に分けるという作業が必要となります。

例えば、電気料金については、仕事でパソコンやプリンターなどを使っていれば当然にかかってくる費用であるため、それらの使用時間を基に時間按分することによって事業に要した金額を算出することが可能です。

同じく、インターネットの接続料金やプロバイダーの使用量などの通信費についても、時間按分によって算出された金額を経費に算入することが認められています。

一方、家賃の場合には、時間按分ではなく、自宅の床面積のうちどれくらいのスペースを事業のために使っているのかという面積按分によって経費に算入できる金額を算出することができます。

仕事とプライベートのスペースがはっきり分かれていないと、税務署に対して説明することが難しくなるため、自宅とオフィスを兼用にする場合には、最初から仕事用のスペースを明確にしておくとよいでしょう。

なお、賃貸ではなく所有している自宅をオフィス兼用にする場合には、家賃がないかわりに、固定資産税や住宅ローンの利子、火災保険料などを経費算入することができます。

これらについても家賃と同様に面積按分によって算入金額を計算することとされています。

以上のオフィス関連の費用に加えて、経費に加えることが認められている費用のなかには意外なものもあります。

代表的なものが、取引先の方が亡くなった場合に通夜や香典に持参した香典などの慶弔費や、事業の成功を祈念して寺社仏閣に納めた祈祷料です。

このような費用についても、仕事に関連して支出したものであれば経費として取り扱って差し障りありません。

経費にすることができない費用とは？

前述したように、経費として認められる費用は多岐にわたりますが、一方で経費に算入できない費用というのも存在します。

その代表的なものが福利厚生費です。例えば、個人事業主として継続的にビジネスを行っていくためには、自らの健康維持が欠かせませんが、だからといってジムやスポーツクラブなどの会費を経費にすることはできません。

福利厚生の概念は原則として従業員を対象とするものであるため、事業主には当てはまらないのです。

また、同じような考え方に基づいて、人間ドックなどの健康診断にかかった費用についても、あくまでも私的な支出と扱われて経費の対象外となります。

さらに、個人事業主に課される所得税や住民税についても、経費にはできません。

これらは所得のある個人に対して須らくかかってくる税金であり、事業とは直接には関係ないためです。

同じ考え方から、延滞税や無申告加税のように税務署から課されるペナルティーについても経費にはなりません。

もっとも、全ての税金が経費として扱えないという訳ではありません。

例えば、個人事業税や契約書、領収書などに印紙を貼付して納める印紙税などは、事業に要した費用として経費にすることができるのです。

また、前述したように、所有しているオフィスに課される固定資産税についても同様です。

そのため、税金であっても何に課せられたものかが分かるように、常日頃からしっかりと記録を残しておくようにすることが重要です。

確定申告によって税額を抑えよう

収入から経費を控除するためには、確定申告を行うことが必須となります。

確定申告とは、毎年２月中旬から３月中旬にかけて行われる手続で、前年の収入と支出を税務署に申告することによって、税額を確定させることをいいます。

この確定申告手続において経費を申告することによって、その金額が収入から控除されて税額を抑えることができるようになるのですが、そのためには実際にいくらの経費がかかったのかを正確に把握しておくことが求められます。

このようにいうと、確定申告は何やら複雑で難しい手続きのように聞こえるかもしれませんが、実際には複雑な税務スキームを用いたりしなければ、それほど難易度は高くありません。

要は、一年のうちに得られた収入とかかった費用を正確に報告するだけの作業ですので、普段からそれらを記録する習慣をつけておけば、あとはそれを集計して申告書に記載するだけなのです。

もちろん、何でもよいから申告しておけばよいというものではなく、経費については実際に支出されたことを示す証跡が必要となりますが、基本的には領収書で問題ありません。

よく文房具店などで領収書を求める人を目にすることがありますが、多くの場合、彼らは文房具代を経費扱いにするために、そういったことを行っているのです。

最後に、確定申告を少しでも楽にするためのテクニックについても紹介しておくことにしましょう。

確定申告を行う際に面倒なことの一つが、過去の支出が本当に事業のためのものだったのかどうかを確認する作業です。

仮に、ビジネスとプライベートの食事にかかった領収書をまとめて保管していたような場合には、それらのなかから事業に関連するものだけを抜き出すのは至難の業となります。

そのため、普段から各支出について、事業用のものかどうかを分けて管理することが重要になるのですが、そこで役に立つのが２枚のクレジットカードを使い分けるという方法です。

すなわち、仕事用とプライベート用でカードを分けておけば、後から仕事用のカードの明細だけをまとめるだけで経費の証跡が揃うという訳です。

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