【社外向け】独立・開業・開店の挨拶メール文例テンプレ集

独立開業、開店の際に、その事実を多くの人に知らせるために送るのが、挨拶状です。最近では挨拶状をはがきではなく、電子メールで送る機会も多くなっています。

こうした挨拶メールには、定型的な書き方と注意点がいくつかあるので、そうした要点を押さえておくことが大切です。

ここでは文例のテンプレートとともに、はがきとメール、それぞれのメリット・デメリットなども説明します。

テンプレート文例その1独立して会社を設立する場合

まずは独立の挨拶メールです。田中一郎さんが会社から独立して新会社を立ち上げる、といった事例を想定しています。以下がテンプレート文例です。

 

テンプレート文例その2独立開業で事務所を設立する場合

つぎに個人事務所など、個人事業主として開業する場合の定型例です。独立の経緯などにも軽く触れ、なぜ開業したのかわかるような文例となっています。

ただし、あまり営業的な文言を入れないように注意しましょう。例は田中一郎さんが会計事務所を開業するというシチュエーションです。

 

テンプレート文例３独立開業して店舗を開く場合

開店の挨拶メールの文例でも、簡潔に開店の事実を記載し、感謝と今後の厚誼のお願いなどを記載していきます。

なお、メールでのあいさつは略式なので、「取り急ぎ開店のご挨拶を申し上げます」の文言を必ず入れるようにしましょう。

今回の事例は田中一郎さんが会社を退職して飲食店を開店する、という事例です。

 

挨拶メールと挨拶状の郵送それぞれのメリット・デメリットとは

独立開業の挨拶をメールでするか、挨拶状を郵送するかという点ですが、それぞれにメリットとデメリットがあります。

ただ、開業の挨拶は、独立開業後に真っ先に取り組むべき仕事です。

これをおろそかにすると、今後の営業活動に支障をきたすだけでなく、近隣への印象も悪くなって事業の円滑な運営の妨げとなるでしょう。

飲食店や美容院などの店舗型ビジネスでは、近隣の評判が悪いと事業経営の上で死活問題となってきます。

まず、挨拶状を郵送する場合です。基本的に挨拶はそれぞれの相手先を訪問することが望ましいのですが、多くの方に開業を知らせる場合は挨拶状を郵送することになるでしょう。

挨拶状は中身を吟味し、必要なら写真などで伝えたい内容をわかりやすくレイアウトすることができますし、メールよりは丁寧な印象を与えます。

ただし、準備に時間がかかるうえ郵送の手間がかかるのがデメリットです。開業前の忙しい状況にあると、うっかり送り忘れてしまうことがかなりあります。

挨拶状送付のタイミングは、原則として開業の1カ月前のタイミングがベストです。

したがって、開業準備が本格的に忙しくなる前に、なるべく早めに発送の準備を済ませておく必要があります。

挨拶メールのメリットは、大量の挨拶メールを迅速に送付することができるという点です。作成に時間がかからないので、時間やコストの面で大きなメリットがあります。

ただし、メールでの挨拶は相手方に軽い印象を与えてしまう、ということがデメリットといえるでしょう。

場合によっては、相手先がいちいち業務メールの中身を確認していないこともあるので、独立開業の情報が伝わっていないこともあります。

挨拶メールで済ませる場合でも、重要な取引先や目上の方、お世話になる方に対しては、後日はがきの挨拶状を郵送する、あらためて相手先を訪問する、といった配慮が必要となるでしょう。

独立する業種の慣習に合わせて送り方を考えよう

挨拶状は独立する業種によって、メールにするのか、挨拶状を郵送するのか、あるいは個別に挨拶訪問をするべきなのかが違ってきます。

業界ごとの慣習もありますし、開業を知らせる相手の属性などによっても挨拶方法が変わっています。

基本的に重要な相手、目上の相手や近隣の事業所や店舗などに対しては、挨拶回りと挨拶状の郵送の両方を行う、という方法がベストといえるでしょう。

そのうえで、挨拶メールや挨拶状の文言はあまりカジュアルになり過ぎないように、必要な内容にしぼって端的に書いていきます。

親しい間柄の人や目上の人など、同じ文言だとしっくりいかないことも多いので、何パターンかの文言を準備しておくと、より効率的です。

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