会社設立に必要な書類は何種類?必要な書類を理解して準備しよう

ポイント
  1. 会社設立に必要な書類は11種類
  2. 法人印鑑は書類作成の必須アイテム

会社を設立する手続きをしなければと考えたときに思うことはどのような事でしょうか?

多くの方はいろいろと必要書類があるので自分だけで揃えるのは、面倒だと感じる方がほとんどでしょう。たしかに国に会社設立の手続きを行うわけですから、必要な書類が揃っていなければ設立が不可になり、あなたがいくら事業をしたいと強い思いを持っていても行動することができません。

しかし会社設立の書類はそこまで変わったものが必要ではありませんので、設立前から必要書類の中身を理解しておいて準備をしておくと、実際に設立となったときに、自分1人で設立することもできるでしょう。

実際には事業活動に専念したいので、設立手続きは専門家に依頼する場合が多いかもしれませんが、少しでもコストを削減するために、自分1人で設立を行うことも想定して設立手続きに必要な書類は理解しておきましょう

今回のケースでは最も設立数の多い株式会社を想定しています。

書類に押印する必要があるので法人印鑑を作成する

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いきなり書類ではない、法人印鑑を作るのか?と思われるかもしれません。

しかし、法人印鑑の中で法人の実印は会社設立の申請書類に押印しなければいけませんので、この時点で実印だけでなく法人の事業活動に必要な印鑑は揃えておくと、設立後に素早く活動することができます。

作成しておくと役立つ法人印鑑

設立時に作成しておくと役立つ法人印鑑を紹介しておきます。どの印鑑を作るか迷う状態であれば、印鑑作成をしている会社をネット検索すれば「会社設立印鑑3本セット」「会社設立印鑑4本セット」などで販売されていますので参考にしてください。

法人実印(必須)

会社を設立する場合に、絶対に必要となる印鑑が法人の実印です。
法人実印は印鑑登録を行って個人と同じような印鑑証明を作成します。法務局で登記をするときに使用する印鑑も法人の実印となります。

銀行印(任意)

金融機関で法人口座を開設する際に必要となるのが銀行印です。

法人の実印を銀行印として使用することもできますが、実印をどこでも使用するのは危険がありますので、銀行印は別に作成して金融機関の口座を作成する際には銀行印を使用するようにしてリスクを分散しておきましょう。

角印(任意)

会社の日常業務で取引先に発行する請求書・領収書に押印するのが角印となります。
使用頻度の高い印鑑ですので、いくつか作成しておいて従業員が使いやすい状況にしておけば、事業がよりスムーズに進むのではないでしょうか。

ゴム印(任意)

ゴム印会社名・住所・電話番号・URL・担当者名が記載されることが多いでしょう。

また使用用途に応じて組み合わせることのできる組み合わせ印・親子印と用途を決めて準備して最初から決まった事項が彫られているものも作れます。あなたの会社に必要だと思われるゴム印を準備しておきましょう。

必要書類を理解して揃えよう

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法人印鑑を準備できたら、いよいよ会社設立に必要な書類を揃えていくこととなります。

必要な書類については法務局に提出する際には、指定されている順番に並べてホチキスで止めることになりますので、並べる順番に紹介していきますので、迷った場合には参考にしてホチキス止めをしてください。
「法人の印鑑届出書」と「OCR用紙または登記すべき事項を保存したCD-Rなど」はホチキス止めする必要はありません。

設立登記申請書

会社を設立することを申請する書面であると法務局にわかるようにするために提出書類の1ページ目にあるものが設立登記申請書となります。

形式は特に決められているわけではありませんが、記載すべき必要事項が決まっているので、記載内容がわからない場合には法務局で参考になるテンプレートが用意されていますので、そちらを利用して記載すると、記載漏れもなく安心できると思われます。法務局では記載例はPDFで、ダウンロードできる書類はPDF・Word・一太郎の3種類が用意されています。

準備されている会社の形態も株式会社に限定されておらず、「株式会社」「特例有限会社」「持分会社(合同会社のことです)」「NPO法人」「一般社団法人」「一般財団法人」「事業協同組合」「社会福祉法人」「医療法人」「学校法人」「管理組合法人」「農業組合法人」「農業協同組合」「有限責任事業組合」「投資事業有限責任組合」「外国会社」とほぼ全ての会社形態が用意されていますので、迷うことはないでしょう。

参考リンク➡「法務局:商業・法人登記の申請書様式ページ」

登録免許税支払いのための収入印紙の台紙

株式会社設立でかなり痛い出費となるのが、登記の際の登録免許税でしょう。法律で資本金の額の0.7%が登録免許税とされていますので、例えば100万円の資本金であれば7万円でいいのかな?といえばそういうわけではありません。

登録免許税には最低金額が決められており株式会社の場合には最低金額が15万円となっていますので、資本金の0.7%以上であっても、15万円は支払わなければいけないことを知っておきましょう。

収入印紙はコンビニや郵便局、法務局などで販売していますが、15万円のような高額な収入印紙はコンビニでは取り扱っていない可能性が高いので、郵便局か法務局で購入して台紙に貼り付けるようにしましょう。

ちなみに台紙のサイズはA4の用紙になりますので、ここも忘れずにおいてください。間違えて貼り付けるのが不安な場合には法務局の担当者に聞いてから、法務局で必要な収入印紙を購入して貼り付けると間違いがありませんので安全です。

会社の定款

会社の根本になるのが、定款となります。定款は別名「会社の憲法」とも呼ばれます。
定款の内容は自分で作成するのが難しい場合には専門家に依頼しても大丈夫ですし、ネット検索などをして、参考となるテンプレートを利用して自分で作成するのもいいでしょう。

定款は紙で作成すると4万円の収入印紙が必要になりますので、できるなら電子定款で作成して収入印紙の4万円を節約しましょう。

電子定款作成は、電子名証明書やPDFファイルを作成するためのAdobe・acrobat(アドビ・アクロバット)を既に持っている場合には自分でできますが、1から電子定款の準備をするとお金が収入印紙の代金以上必要となりますので、電子定款は専門家にお願いすると安く作成できます。

発起人の決定書

定款に会社の本店の住所を○○県△△市のように、番地など詳細に記載していない場合には「発起人の決定書」が必要となります。また、定款で会社の代表取締役は株主総会で選任するとした場合には発起人の決定書にて代表取締役が誰になるのかを明確にしておかなければいけません。

ただ、上記で説明している事項に当てはまらない場合には不要な書面となりますので、自分で設立手続を行う場合には、事前に法務局の担当者に相談すると手間が省けるでしょう。

取締役の就任承諾書

取締役として登記される方が、本当に会社の取締役に就任することに同意したことを表明する書類が取締役の就任承諾書となります。

形式はどのようなものでも問題なく、本人が就任に同意したことが理解できれば問題ありません。取締役が5人で設立する場合には5人全員の就任承諾書が必要となります。

代表取締役の就任承諾書

会社の取締役が複数人で設立する場合には、取締役の誰が会社を代表するのかを対外的に明確にしなければいけないので、代表取締役の就任承諾書が必要となります。

あなた1人で会社を設立して取締役が1人の場合には、会社を代表するのが誰かは最初から明らかなので必要ありません。記載内容は取締役の就任承諾書と同じで全く問題ありません。

監査役の就任承諾書

会社設立時に会社の役員として監査役を置く場合には監査役の就任承諾書が必要となります。

ただ、設立時のような小さな組織の場合には監査役を設置する会社は少ないでしょうから、あまり考える必要のない書類といえるかもしれません。記載内容は他の役員の就任承諾書と同じ文言で問題ありません。

取締役の印鑑証明書

取締役個人の印鑑証明書は定款を作成するときに一度取得しているので、迷うことはないでしょう。
例えば、取締役が5人の場合には取締役全員分の印鑑証明書が必要となりますので、その点だけは注意をしてください。

取締役が複数いる場合でも、会社が取締役会設置会社の場合には、代表取締役の印鑑証明書を用意すればいいとなっていますので、設立する会社の形態を確認して全員の印鑑証明書が必要かどうかを判断しましょう。

資本金の払い込みが終了したことの証明書

資本金の払い込みは定款の認証が終わってから行います。
定款認証が終わる前に資本金の払い込みをしてしまうと、またやり直しとなってしまいますので、払い込みの時期には十分に注意しましょう。

また資本金の払い込みが終了したら、資本金の額を集めた個人口座の通帳の「表紙」「表紙を1ページめくった住所・名前・金融機関番号が掲載されているページ」「実際に払い込みがあったことがわかる記帳のページ」の3か所をコピーすることを忘れないようにしましょう。

資本金の払い込みが終了したことの証明書は表紙と上記の3つのページのコピーをまとめて作成します。

法人実印の印鑑届出書

法人の実印の印鑑証明を作成するための書類が印鑑届出書となります。

印鑑届出書は法務局のホームページに用意されていますので、それに印鑑を押印して記入すると便利です。

参考リンク➡「法務局ホームページ・印鑑(改印)届書」

OCR用紙または登記すべき事項を保存したCD-Rなど

紙で提出することもできますが、その場合だと用紙を法務局にわざわざ出向いて取りに行く手間が発生しますので、無駄を省くならパソコンで作成してCD-Rなどに保存して提出したほうがいいでしょう。

ただデータを作成して保存する場合でも記載する方法などは結構ややこしくなっていますので、一度法務局のページを確認しておいて間違えないように作成していきましょう。

参考リンク➡「商業・法人登記申請における登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体の提出について」

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は株式会社を例として、会社ができるまでに必要な書類を順番に紹介してきました。

揃える書類が多いなと感じたかもしれませんが、印鑑証明書は定款作成時に使用したものと同じものが使用できるなど、重複したものもありますので、実際におこなってみるとそうでもなかったと感じることも多いのではないでしょうか。

事業を開始するには必要な書類を揃えて会社を登記しなければいけませんので、起業家の最初のステップとして会社設立の必要書類を理解していただければと考えています。

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